Школе искусств нужна запись, которая понимает, что ребёнок приходит к конкретному педагогу, а решает за него родитель. В Queue у каждого педагога своя строка на странице записи, у каждого направления своя услуга с длительностью, а у новичка отдельное пробное занятие.
Честно о границах: журнал ведёт индивидуальные и пробные занятия, базу учеников, абонементы и напоминания. Групповые классы с лимитом мест и занятость кабинетов в нём не считаются, и ниже написано, как с этим жить.
Родитель выбирает направление, педагога и время по ссылке и оставляет имя и телефон.
Под словом «школа искусств» скрываются очень разные организации, и от этого зависит, что считать удобной записью. Частный педагог по рисунку ведёт семь–десять учеников и хочет, чтобы они перестали переписываться с ним о времени. Студия на три–пять педагогов решает другую задачу: развести людей по дням и не потерять новичков, которые пришли на пробное занятие и пропали. Школа с отделениями живёт по учебному году, и ей важно, чтобы расписание педагогов собиралось в одном месте.
| Тип школы | Главная боль записи | Что подойдёт из Queue |
|---|---|---|
| Частный педагог (рисунок, вокал, хореография) | Время обсуждается в переписке, переносы теряются | Бесплатный «Журнал»: страница записи, расписание, карточки учеников |
| Студия на 3–5 педагогов | Каждый педагог ведёт свой список, у новичков нет единой точки входа | «Личный администратор»: у каждого педагога своя строка и свой график |
| Школа с отделениями и группами | Групповые классы с постоянным составом, кабинеты, ведомости | Часть задач: индивидуальные занятия и пробные; группы и кабинеты остаются вне журнала |
Дальше разобрано, как для каждого из этих случаев называть занятия, как считать день педагога, что писать родителям и где у Queue заканчиваются возможности. Если вы ведёте только индивидуальные занятия, почти всё сказанное ниже применимо без оговорок; если у вас много групп, раздел про границы стоит прочитать первым.
Честная граница важнее красивого обещания: от неё зависит, придётся ли вам вести часть дел отдельно. В Queue одно время у одного педагога занимает одна запись, а у записи нет вместимости и счётчика свободных мест. Поэтому запись «на место в группе» с лимитом участников он не делает.
Что работает хорошо. Индивидуальные занятия по рисунку, музыке, вокалу и хореографии; пробные занятия для новичков; консультации перед поступлением и просмотры работ; карточки учеников с заметками и историей визитов; абонементы на пакет занятий, которые педагог выдаёт вручную; напоминания; несколько педагогов на платном тарифе.
Что остаётся вне журнала. Групповые классы с постоянным составом (хор, оркестр, класс рисунка на десять человек, постановочная репетиция); занятость кабинетов, мольбертов и залов; учебные планы и аттестация; договоры; приём оплаты через сервис (в Queue он не предусмотрен: деньги учеников вы получаете своим способом). Состав группы удобно держать в таблице или в заметке, а в журнале закрывать время, когда класс занят, командой «Закрыть время».
Для небольшой студии, где половина занятий индивидуальные, а половина групповые, это нормальное разделение: журнал отвечает за личные занятия и новичков, групповой график живёт отдельно и вывешивается на странице записи текстом. Подробнее о том, как вести мини-группу из трёх–четырёх человек одной записью, написано в статье про мини-группу без лимита мест.
Родитель, который ищет кружок, вводит в поиск не «услуга 1», а «рисование для ребёнка 7 лет» или «вокал для подростка». Названия услуг должны совпадать с тем, как люди формулируют запрос, и сразу отвечать на три вопроса: чему учат, для кого и сколько длится. Ниже условный набор для школы, где работают педагоги по рисунку, вокалу и хореографии; цены и длительности подставьте свои.
| Название услуги на странице | Длительность | Для кого и зачем |
|---|---|---|
| Пробное занятие по рисунку для детей 6–9 лет | 45 мин | Знакомство с педагогом и материалами, без обязательств продолжать |
| Индивидуальный урок: академический рисунок, подростки | 60 мин | Постоянный ученик, один педагог, домашние задания |
| Подготовка портфолио для поступления в художественную школу | 90 мин | Длинная сессия перед просмотром, ставится не вечером буднего дня |
| Вокал индивидуально, дети 8–12 лет | 40 мин | Короче взрослого урока: голос ребёнка устаёт быстрее |
| Хореография индивидуально: постановка номера | 50 мин | Отдельный номер к выступлению, не вместо общей группы |
| Консультация для родителей: подобрать направление | 20 мин | Разговор без занятия, помогает не потерять тех, кто сомневается |
Консультация на 20 минут и пробное на 45 — разные услуги не случайно: у первой нет ученика в классе, и её можно поставить в паузу между уроками. Журнал сам предложит клиенту только те начала, при которых услуга целиком помещается в рабочие часы и не пересекается с другими записями; шаг сетки по умолчанию зависит от длительности услуги, а в «Настройки → Основные → Клиент выбирает время» можно задать свой. Как объяснять родителям пакет занятий и срок, разобрано в статье про абонемент на занятия для родителей.
Допустим, педагог принимает по вторникам и четвергам с 15:00 до 20:00. Урок длится 60 минут, а между занятиями нужен буфер 15 минут: убрать кисти, сменить воду, подготовить мольберт для следующего ученика. Буфер в Queue задаётся один на весь бизнес и действует с обеих сторон записи.
Считаем: четыре урока занимают 240 минут, три паузы между ними добавляют ещё 45, итого 285 минут. Окно в 300 минут вмещает четыре урока, а на пятый не хватает даже без буфера. Значит, на каждый такой день реально приходится четыре ученика, а не пять, как выходило бы «в лоб». Если поставить урок на 45 минут, картина меняется: пять занятий по 45 минут и четыре паузы по 15 дают 285 минут, и пятый ученик помещается.
Отсюда практический вывод для школы: длительность занятия и буфер стоит выбирать вместе, а не по отдельности. Пересчитайте свою сетку один раз перед публикацией страницы записи и сверьтесь с тем, сколько мест реально остаётся к вечеру. А ещё одно следствие: журнал предлагает клиенту и «круглые» времена по своей сетке, и время сразу после уже стоящего урока с учётом буфера, поэтому записи подряд встают плотно, без пустых окон между ними. Если в расписании всё же появилось лишнее окно, запись можно перетащить в журнале или закрыть время.
Почти всегда запись для ребёнка оформляет взрослый. В форме записи Queue клиент оставляет имя и телефон, дополнительных полей нет, поэтому возраст ребёнка, класс и опыт придётся узнавать иначе. Рабочая схема короткая: родитель указывает свои имя и телефон, педагог при подтверждении или на пробном занятии узнаёт имя и возраст ребёнка и вносит их в заметку к карточке.
Это не недостаток, а повод заранее решить, кто в школе отвечает за карточки. Хороший минимум для заметки: имя и возраст ребёнка, направление, что уже умеет, чем занимался раньше, аллергии на материалы (краски, клей, глина) в общих словах, кто забирает после занятия. Сюда же можно дописать пометки: «новичок», «подготовка к выставке», «подросток». Если параллельно вести свой короткий список, перед просмотром работ легко вспомнить, кому стоит написать.
Напоминания за сутки и за 30 минут приходят родителю, если он подключил Telegram-бота или записался через бота в MAX. Если канала нет, журнал подсвечивает это и подставляет готовый текст напоминания: педагог или администратор отправляет его сам. SMS в Queue нет, и для школы, где часть родителей не пользуется мессенджерами, это стоит учесть и договориться о запасном способе связи. Как устроены напоминания родителям, подробно разобрано в статье о напоминании о занятии ребёнка.
В школе искусств оплата обычно идёт пакетом: восемь занятий в месяц, двенадцать на два месяца. Абонемент в Queue выдаёт педагог вручную, после того как родитель заплатил любым удобным способом; визит списывается, когда в журнале поставлена отметка «Пришёл». Покупки абонемента самим клиентом на странице записи нет, и это нужно прямо написать в описании, чтобы родитель не искал кнопку «Купить».
Для примера возьмём условную цифру: пакет из восьми индивидуальных занятий стоит 12 000 ₽, срок действия два месяца. Одно занятие в пакете обходится в 1 500 ₽, а разовый визит, допустим, стоит 1 800 ₽: родителю видна разница, педагогу понятен остаток. Сроки лучше задавать с запасом на болезни и каникулы, иначе придётся устраивать исключения вручную. Правила отработки пропущенного занятия стоит закрепить письменно в описании услуги: кто и за какое время предупреждает, что считается неявкой.
Если абонемент продаётся на несколько направлений, например рисование и керамику, удобнее всего завести его на ребёнка один раз и сделать заметку, на какие занятия он списывается. Разбор типичной путаницы с «абонементом как услугой» вы найдёте в статье про абонемент в прайсе.
Школа искусств живёт по сезонам: в конце августа и сентябре идёт набор, в декабре и мае готовятся концерты и отчётные выставки, летом часть учеников уезжает. Постоянный недельный график при этом меняться не должен: на нужные даты ставятся особые часы или выходной, остальные дни идут как обычно. Повторяющихся правил вроде «каждая чётная неделя» в Queue нет, каждая дата задаётся отдельно, поэтому каникулы удобнее проставить списком один раз в начале сезона.
Второй инструмент сезона — срок, на который открыта запись. Если вы хотите, чтобы набор на сентябрь не растягивался на всё лето, поставьте открытие записи на месяц или два вперёд: дальше этого срока даты для клиентов закрыты, а сами вы можете записать человека на любой день из журнала. Третий — закрытие времени под репетиции, монтаж выставки и подготовку зала.
Тем, кто не вернулся после каникул, стоит написать лично. Найти их помогают сегменты клиентской базы («давно не были»), а как мягко вернуть детей, расписано в статье про каникулы и паузу в занятиях. Готовая последовательность напоминаний лежит в генераторе напоминаний и свободных окон.
Короткие понятные сообщения экономят администратору часы, особенно когда родители пишут в разное время суток. Ниже четыре заготовки, которые можно отправлять из любого мессенджера; имена, даты и адрес подставьте свои.
Подтверждение пробного занятия (примерная формулировка)
«Здравствуйте! Ждём вас в субботу в 11:00 на пробное занятие по рисунку, оно займёт 45 минут. Материалы выдаём в школе, переодеваться не нужно: фартуки есть. Если планы изменятся, напишите в этот чат хотя бы за сутки, чтобы мы отдали время другому ребёнку.»
Что принести на занятие (примерная формулировка)
«К среде по гуаши понадобится: альбом А3, баночка для воды и тряпочка. Остальное есть у педагога. Если с красками аллергия или есть другие особенности, предупредите, пожалуйста, заранее, я учту это при подборе материалов.»
Перенос из-за болезни педагога (примерная формулировка)
«Добрый день! В четверг педагог заболел, занятие в 16:00 придётся перенести. Предлагаем вторник в 16:00 или пятницу в 15:00; ответьте, какое время удобнее, и мы сразу поставим его в расписание. Занятие не сгорает и остаётся в абонементе.»
Окончание абонемента (примерная формулировка)
«В абонементе Артёма осталось одно занятие, срок действия до конца месяца. Если хотите продолжить с тем же педагогом и в то же время, напишите: мы закрепим слот на следующий месяц.»
Каждое такое сообщение можно хранить как заметку и менять под ситуацию. Больше готовых формулировок для разговора с родителями собрано в статье шаблоны ответов родителям о записи на занятия.
Часть этих проблем снимается готовым текстом правил: его можно собрать в генераторе правил записи и отмены и вставить в описание школы.
Родитель обычно открывает страницу с телефона, из сообщества школы во ВКонтакте или из карточки на картах, и решение принимает за минуту-две. Страница должна ответить на главные вопросы без звонка.
Если подробности про оформление страницы для поиска нужны шире, ориентиром служит страница для художественной школы, а раздел про рисование для детей собран на странице для школы рисования. Для танцевальных отделений пригодится страница для школы балета и хореографии, а сравнивать себя с другими школами города можно по справочнику по городам.
Граница между тарифами проходит по числу педагогов, а не по числу учеников. Актуальные условия опубликованы на странице тарифов.
Журнал — 0 ₽
Один педагог. Страница записи, расписание, база учеников с заметками, абонементы вручную, напоминания, отзывы и галерея работ.
Начать бесплатноЛичный администратор — 390 ₽/мес
Педагогов без ограничения, у каждого свой график. На странице записи отвечает ИИ-администратор: подскажет, какое занятие подойдёт ребёнку, и запишет. Свой цвет, логотип и обложка школы. 10 дней бесплатно, один раз, карта не нужна.
Попробовать 10 днейНет. В Queue нет лимита мест в группе и счётчика свободных мест: время педагога занимает одна запись. Групповые классы описывают на странице текстом, а журнал используют для индивидуальных и пробных занятий.
Нет, расписание строится по педагогам. Чтобы два педагога не оказались в одном классе, их графики разводят по дням или часам, а общее время зала закрывают командой «Закрыть время».
На бесплатном «Журнале» один педагог. На «Личном администраторе» число педагогов не ограничено, у каждого своя строка на странице записи и свой график.
Отдельной услугой с коротким описанием: сколько длится, что взять с собой, нужно ли присутствие родителя. Тогда новичок не занимает место постоянного урока, а педагог видит, кто пришёл впервые.
Да. Для взрослых заводятся отдельные услуги, например вечерний рисунок или вокал, с другой длительностью и ценой. Форма записи одна: имя и телефон.
Нет. Оплаты и предоплаты в Queue нет: ученики платят вам привычным способом, а в журнале вы отмечаете абонемент и визиты вручную.
Через особые часы и выходные на конкретные даты: на нужный день ставятся свои часы или выходной, остальные дни идут по обычному графику. Для отдельных часов подойдёт «Закрыть время».
Заведите направления отдельными услугами, добавьте пробное занятие и закройте в графике часы, когда идут групповые классы.
Подключить бесплатно →