Клиенты тренера уезжают на лето: как сохранить расписание и вернуть всех в сентябре

15 октября 2026 · 9 мин чтения

Клиенты уезжают на лето, и у тренера в июле половина расписания пустеет, а в сентябре все разом хотят своё прежнее время. Как сохранить расписание и при этом не держать пустые часы два месяца? Вопрос знаком персональным тренерам, инструкторам по плаванию, теннису, йоге, тренерам по шахматам и единоборствам, особенно тем, у кого много детей и семейных клиентов.

Ниже — план на сезон: что спросить у клиентов в мае, какие правила ввести для постоянного времени, как посчитать летнюю загрузку на условных цифрах, чем заполнить освободившиеся окна и как без давки вернуть всех в сентябре. Тексты сообщений примерные, подставьте свои даты и слоты.

Почему лето ломает расписание тренера, а не только доход

Летом проблема не в том, что клиентов меньше, а в том, что непонятно, кто и когда пропадёт. Один уезжает на всё лето, другой на две недели в июле, третий говорит «буду ходить», а потом пропускает через раз. Расписание превращается в набор слотов, которые то ли заняты, то ли нет.

Вторая половина проблемы приходит в сентябре. Если летом тренер раздал освободившиеся вечерние часы новым людям, в сентябре вернувшиеся постоянные клиенты обнаруживают, что их вторник в 19:00 занят. Если не раздал, два месяца эти часы стояли пустыми. Обе крайности неприятны, и решаются они правилами, которые объявлены до лета, а не в июле.

Опрос в мае: что спросить у клиентов до отъезда

В середине мая каждому постоянному клиенту стоит задать один вопрос: какие недели летом он точно не будет заниматься. Не «какие у вас планы», а конкретные даты. Этого достаточно, чтобы к июню видеть летнюю картину целиком.

Сообщение-опрос:

«[Имя], добрый день! Собираю летнее расписание. Подскажите, пожалуйста, какие недели в июне, июле и августе вы точно будете в отъезде? Если пока не знаете, напишите примерно — уточним позже. От этого зависит, сохраню ли я ваше время во вторник и четверг».

Ответы раскладываются на три группы. Первая — уезжают на всё лето или почти на всё. Вторая — пропускают одну-три недели. Третья — остаются и готовы заниматься, иногда даже чаще, потому что на работе спокойнее. Для каждой группы свои правила, и о них ниже.

Записывайте ответы сразу в заметку в карточке клиента, например «лето: нет в июле». Когда в июле кто-то спросит про свободное время, вы увидите, чьи слоты свободны и до какого числа, не перебирая переписку.

Правила для постоянного времени летом: держать, отпускать, делить

Простое правило, которое понимают клиенты: время держится за человеком, если он пропускает не больше двух недель подряд. Если отъезд дольше, слот на это время отдаётся другим, а клиенту обещают его вернуть с конкретной даты.

Для тех, кто уезжает на всё лето, работает формула «отпускаю до 1 сентября, с 1 сентября время снова ваше, если подтвердите до 20 августа». У клиента есть ясный срок, у тренера — право занять слот летними клиентами без конфликта осенью.

Текст клиенту, который уезжает на всё лето:

«[Имя], спасибо, что предупредили! Ваши вторник и четверг в 19:00 с [дата отъезда] до 31 августа я отдам летним клиентам. С 1 сентября время снова ваше. Напишу вам около 15 августа, чтобы подтвердить. Если не получится ответить до 20 августа, время уйдёт в общую запись».

Тем, кто пропускает одну-две недели, время можно не трогать: пустых тренировок будет немного, а клиент оценит, что его не сдвинули. Как устроить закрепление слота в целом и что делать с переносами, разобрано в статье о закреплённом времени за учеником.

Летняя загрузка тренера: расчёт на условных цифрах

Посчитать летнюю загрузку стоит до июня, чтобы понять, сколько окон нужно заполнить и сколько можно оставить себе на отпуск. Достаточно таблицы на одну страницу.

Условный пример. У тренера 15 постоянных клиентов, каждый ходит дважды в неделю, — 30 тренировок в неделю. Опрос показал: 5 клиентов уезжают на июль и август целиком, 6 пропускают по две недели в разное время, 4 остаются. Каждую неделю июля и августа выпадают тренировки пятерых уехавших — это 10 тренировок. Шесть «двухнедельных» дают 6 × 2 = 12 пропущенных клиенто-недель на девять недель июля и августа, то есть каждую неделю отсутствуют один-два из них; для запаса возьмём двоих, это 4 тренировки. Итого в обычную летнюю неделю проходит около 30 − 10 − 4 = 16 тренировок.

При условной цене 2 000 ₽ разница между обычной неделей и летней — 14 тренировок и 28 000 ₽. Теперь видно, о чём речь: либо заполнить 14 окон, либо сжать график и уйти в отпуск, когда пустых окон больше всего, либо комбинировать. Если сам тренер отдыхает две недели в июле, просевшую неделю можно совместить с отпуском, а не отдыхать в августе, когда клиенты возвращаются.

Цифры здесь условные, у каждого тренера своё соотношение. Смысл в том, чтобы считать по ответам клиентов, а не по ощущению «летом всегда пусто».

Чем заполнить летние окна: временные клиенты и другой формат

Летние окна лучше всего заполняют люди, которым тренер нужен именно на лето: приезжие, студенты на каникулах, те, кто готовится к поездке или соревнованиям. Им честно говорят, что место временное, до конца августа.

Пост в сообществе или канале:

«Есть свободные вечерние часы на июль и август: вторник и четверг 19:00, среда 20:00. Подойдёт тем, кто хочет позаниматься летом: 8–16 тренировок за сезон. С сентября эти часы возвращаются постоянным клиентам, о продолжении договоримся отдельно. Запись по ссылке: [ссылка]».

Второй вариант — сменить формат. Летом многие охотнее занимаются рано утром или на открытой площадке. Инструктор по теннису переносит часть занятий на утро, тренер по единоборствам добавляет уличную функциональную тренировку, шахматный тренер — короткие онлайн-разборы партий для тех, кто уехал. Как переносить уличные занятия из-за погоды, рассказано в статье о тренировках на улице и переносах.

Третий вариант — честно сократить расписание. Если окон слишком много, а искать временных клиентов некогда, закройте часть вечеров и освободите их себе. Свободный вечер лучше, чем вечер ожидания, придёт ли кто-то.

Отпуск тренера летом: когда закрывать и как сообщить

Свой отпуск тренеру выгоднее ставить на недели, когда уехало больше всего клиентов, и объявлять его вместе с летним расписанием, а не отдельно. Тогда клиенты планируют поездки с учётом ваших дат, а не узнают о них за три дня.

Когда даты известны, закройте их в журнале сразу, чтобы никто не записался на эти дни по ссылке. Затем отправьте одно сообщение всем, у кого остаются тренировки летом: даты отпуска, с какого числа снова работаете, что будет с абонементом. Готовые формулировки и порядок есть в статье как предупредить клиентов об отпуске.

Абонементы на лето лучше обсудить заранее. Обычное правило: срок действия продлевается на время отпуска тренера всегда, без просьбы клиента, а на время отъезда клиента — если он предупредил до начала срока. Это проще объяснить в мае, чем разбирать в августе.

Как вернуть всех в сентябре и не устроить давку за вечера

Сентябрьскую давку снимает очерёдность: сначала подтверждают время постоянные клиенты, потом открывается общая запись. Всё это стоит начать в середине августа, а не в первую неделю сентября.

Порядок такой. 15 августа — сообщение каждому, за кем закреплено время с 1 сентября: подтвердите до 20-го. 21 августа — все неподтверждённые слоты открываются для записи, о чём пишут летним клиентам и тем, кто просился в течение года. 25 августа — общий пост о свободных окнах на осень.

Сообщение 15 августа:

«[Имя], здравствуйте! Как и договаривались, напоминаю: с 1 сентября ваши вторник и четверг в 19:00 снова ваши. Подтвердите, пожалуйста, до 20 августа, что продолжаем. Если время нужно поменять, напишите — пока выбор ещё есть».

Если клиент не ответил до срока, не пишите в тот же день «вы потеряли место». Достаточно одного напоминания 19-го. Тем, кто так и не вернулся в сентябре, подойдёт спокойный текст из статьи как вернуться к клиентам после долгого перерыва.

Что настроить в Queue на летний сезон

В Queue летнее расписание ведётся через обычные настройки: особые дни, «Закрыть время», срок, на который открыта запись, и заметки в карточках клиентов. Отдельного «летнего режима» нет.

Если летом вы работаете по другим часам, задайте их на нужные даты кнопкой «Часы на этот день» в журнале или списком в «Настройки → График работы → Особые дни». Каждая дата задаётся отдельно, повторяющихся правил нет. Отпуск закройте через «Закрыть время» с подписью в поле «Причина»; если на эти дни уже стоят записи, их сначала переносят или отменяют, поверх записи время не закрывается. Чтобы осенние вечера не раздали раньше времени, ограничьте, на сколько вперёд клиенты могут записываться, например на две недели или месяц.

Важная деталь про функцию «Пора записаться снова»: бот пишет постоянному клиенту, что пора записаться, только в пределах двух циклов после последнего визита. После двухмесячного летнего перерыва он уже не напомнит, поэтому сентябрьское сообщение тренер отправляет сам. Обратная сторона: в начале лета бот может один раз написать «пора записаться» клиенту, который только что уехал. Если это неуместно, предупредите клиентов в майском сообщении или выключите функцию на лето в «Настройки → Пора записаться снова». Список клиентов, которые давно не были, удобно смотреть через фильтр «Давно не были» в разделе «Клиенты»: туда попадают те, чей последний визит был больше 60 дней назад.

Если клиенты записываются по ссылке, они сами видят свободное время и не спрашивают его в переписке. Как одна ссылка работает во ВКонтакте, Telegram и MAX, описано в статье о расписании тренера с одной ссылкой.

Чек-лист тренера на лето

• 1Середина мая: спросить у каждого постоянного клиента конкретные недели отъезда.
• 2Разложить клиентов на три группы: уезжают на всё лето, пропускают 1–3 недели, остаются.
• 3Объявить правило: время держится при отсутствии до двух недель, дольше — отпускается до 1 сентября.
• 4Посчитать июльскую и августовскую загрузку по ответам, а не по ощущениям.
• 5Поставить свой отпуск на самые пустые недели и закрыть их в журнале.
• 6Предложить свободные окна летним клиентам с честным сроком до конца августа.
• 715 августа — попросить постоянных клиентов подтвердить осеннее время до 20-го.
• 821 августа — открыть неподтверждённые слоты для записи.

Частые вопросы