Мастер уезжает на обучение: как закрыть запись на эти дни и что написать клиентам

11 октября 2026 · 9 мин чтения

Если мастер уезжает на обучение, закрывать запись на эти дни нужно сразу, как только известны даты, а записанным клиентам писать лично и с готовым вариантом переноса. Хуже всего, когда дату курса узнают за неделю, а запись в журнале открыта на месяц вперёд: новые клиенты продолжают занимать нужные дни, и каждый приходится потом отменять.

Ниже разобран порядок действий для отъезда на два-пять дней: сколько дней закрывать на самом деле, что сделать с уже стоящими записями, как это выглядит в журнале Queue, три готовых текста клиентам и чек-лист. Тексты примерные: подставьте свои даты и условия.

Сколько дней закрывать запись, если обучение длится три дня?

Закрывать нужно не только дни самого обучения, но и дорогу туда и обратно, а также день на восстановление, если возвращение поздним вечером. Для курса на три дня в другом городе реальное отсутствие обычно занимает четыре-пять рабочих дней. Если считать только дни в программе, последняя запись перед отъездом и первая после возвращения окажутся под угрозой.

Простая формула: дни курса, плюс день дороги туда, если выезд до обеда или накануне, плюс день дороги обратно, плюс половина рабочего дня на разбор вещей и подготовку места. Половину дня закрывают не выходным, а частью часов: например, в день возвращения принимают только с 14:00. Так клиенты не теряют весь день, а мастер не работает на усталости.

Отдельно посчитайте, что стоит такое отсутствие. Условный пример: средний чек 2 500 ₽, в день обычно 6 записей, курс занимает 3 рабочих дня плюс 1 день дороги. Выручка за 4 дня при обычной загрузке составила бы 2 500 × 6 × 4 = 60 000 ₽. Эту цифру полезно сравнить со стоимостью обучения и дороги: она входит в цену курса наравне с оплатой участия. Все цифры здесь условные, подставьте свои.

Когда закрывать запись на дни отъезда и почему не откладывать?

Закрывать нужно в тот же день, когда вы оплатили место на обучении или получили подтверждение даты. Пока в журнале эти дни открыты, любой новый клиент может записаться на них, и каждая такая запись превращается в лишнее неприятное сообщение с переносом.

Особенно это касается тех, у кого запись открыта далеко вперёд. Если клиенты могут записаться на два-три месяца, даты обучения «разбирают» вместе с остальными. Как выбрать срок открытой записи, разобрано в статье на сколько дней вперёд открывать запись мастеру. Если обучение запланировано заранее, а запись открыта на месяц, закрывайте дни сразу, не дожидаясь, пока до них останется две недели.

Сообщать постоянным клиентам лучше за две недели, а при возможности за три. Этого достаточно, чтобы они выбрали другое время до или после отъезда и не остались без визита, например, перед важным событием. Тем, у кого запись вот-вот случится в закрытые дни, пишите в день закрытия, а не вместе со всеми.

Что сделать с клиентами, которые уже записаны на дни обучения?

Каждому записанному нужно написать лично и сразу предложить два-три конкретных варианта нового времени. Просьба «выберите, когда вам удобно» без вариантов превращается в длинную переписку, а клиент тем временем думает, что запись пропала.

Порядок такой: откройте журнал на неделю обучения и выпишите всех, кто стоит на закрываемые дни. Для каждого посмотрите ближайшие свободные окна до отъезда и после возвращения. Те, кто ходит регулярно, переносятся на привычный день недели рядом с обычной датой. Те, кто пришёл впервые, получают более гибкий выбор: им важнее не потерять контакт.

Если записанных больше десяти, делайте две волны. Сначала напишите тем, у кого запись в первые два дня отсутствия: они чаще всего уже планируют день вокруг визита. Затем остальным. Обязательно отметьте в заметке к записи, кому вы уже написали и ответил ли клиент, чтобы не писать дважды.

Как закрыть дни обучения в журнале Queue?

В Queue для этого есть два инструмента: «Часы на этот день» (особые дни) для полного выходного и «Закрыть время» для части дня. Какой взять, зависит от того, отсутствует мастер весь день или только часть.

Для целых дней откройте нужную дату в журнале и нажмите «Часы на этот день»: там можно поставить выходной. То же самое доступно списком в «Настройки → График работы → Особые дни». Особые дни задаются для каждой даты отдельно, повторяющихся правил нет: курс на три дня означает три отдельных выходных, а дорога обратно ещё один. Если в студии несколько мастеров, правило можно задать для одного мастера, а не для всех.

Для дня возвращения подходит «Закрыть время»: оно занимает часы без клиента, как обед или личные дела, и не превращает день в выходной. Закройте утро до приезда, остальное оставьте открытым. Поверх уже стоящей записи время закрыть нельзя: сервис не даст, пока запись не перенесена или не отменена. Поэтому сначала перенесите записи на эти часы (в журнале запись переносится перетаскиванием на другое время), а потом закрывайте утро. У закрытого времени есть необязательная подпись «Причина» до 100 символов, например «дорога после обучения».

Если обучение объявлено заранее, а запись открыта «без ограничения», в «Настройки → График работы → Клиенты могут записаться» можно выбрать меньший срок, например месяц: клиенты не будут записываться дальше. Мастер при этом сам может записать на любой день.

Какой текст написать клиентам, записанным на дни обучения?

Сообщение должно уложиться в четыре предложения: причина одним словом, даты отсутствия, два-три варианта нового времени, просьба подтвердить. Объяснять подробности обучения не нужно, но одна фраза про то, что вы едете повышать квалификацию, обычно воспринимается тепло.

Коротко, с вариантами переноса (примерная формулировка):

«[Имя], здравствуйте! Я уезжаю на обучение с [дата] по [дата], поэтому ваша запись на [день, время] переносится. Могу предложить [вариант 1] или [вариант 2]. Какое время вам удобнее? Если оба не подходят, подберём другое: напишите, когда вам комфортно.»

Постоянному клиенту, который записан далеко вперёд:

«[Имя], добрый день! Предупреждаю заранее: с [дата] по [дата] приёма не будет, я на обучении. Вашу запись на [день] хочу сдвинуть на [дата и время], это ближе к привычному вам дню. Подходит? Если нет, посмотрите другие окна по ссылке: [ссылка].»

Пост или сообщение в канале для всех подписчиков:

«С [дата] по [дата] приёма не будет: уезжаю на обучение. С [дата] возвращаюсь к работе. Записаться на дни до и после можно по ссылке: [ссылка]. Окна перед отъездом разбирают быстро, поэтому лучше выбирать время сейчас.»

Последнюю фразу про «разбирают быстро» используйте только если это действительно так: ложная срочность быстро чувствуется. Лучше назвать конкретные даты, где ещё есть места.

Как не потерять клиентов, пока мастер на обучении?

Потерять клиента можно не из-за отъезда, а из-за тишины: человек написал, а ответа нет три дня. Поэтому на время отсутствия нужно либо автоответ в мессенджере, либо понятная запись на странице, куда направить желающих.

В мессенджерах поставьте автоответ с датой возвращения и ссылкой на запись на ближайшие свободные дни. Клиенту не нужно ждать вашего ответа: он видит окна и выбирает сам. Если на странице записи заранее закрыты дни обучения, человек даже не увидит их среди доступных. Ближайшее свободное время в шапке страницы тоже начнёт показывать дату после возвращения.

Если во время подготовки к отъезду кто-то просил записать его на занятые даты, заведите для этого свой список желающих (заметка или тег в карточке клиента): после возвращения это готовые люди, которым написать первыми. На тарифе «Личный администратор» такие заявки может собирать ИИ-администратор в чате на странице записи и сообщать вам, когда время освободилось. Как вести свой список, описано в статье лист ожидания для мастера. А если вы вернулись и график снова открывается, пригодится порядок из статьи как вернуться к клиентам после перерыва.

Что делать, если обучение проходит онлайн в рабочее время?

Онлайн-обучение занимает те же часы, что и приём, поэтому закрывать нужно именно эти часы, а не весь день, если остальное время вы свободны. Главная ошибка здесь в том, что мастер «подключится между клиентами», а в итоге пропускает половину занятия или опаздывает на запись.

Посмотрите расписание вебинаров или занятий и закройте их часы вместе с запасом: полчаса до начала и полчаса после, чтобы успеть подключиться и записать то, что нужно. Для каждой даты это отдельная операция, поэтому занятия по вторникам и четвергам на месяц вперёд означают восемь отдельных закрытий. Лучше сделать их разом, в один вечер, и сразу отметить в календаре, что закрыто.

Если часть занятий обязательна, а часть записана в записи, закрывайте только обязательные. Запись можно посмотреть в нерабочее время, а вот пропущенный клиент, который пришёл к закрытой двери, уже не вернётся с тем же настроением.

Какие ошибки делают чаще всего при закрытии записи на обучение?

Чаще всего ошибаются в трёх местах: закрывают только дни курса без дороги, предупреждают поздно и забывают про клиентов, которые записаны через ИИ-администратора или ботов. Каждая ошибка стоит одной-двух неудобных переписок.

• •Закрыли дни курса, но не день возвращения. Поезд опоздал, мастер приехал в 22:00, а на утро записаны шесть человек.
• •Написали одним общим постом и решили, что все прочитали. Клиент с записью на среду пост не видел, пришёл и застал закрытый кабинет.
• •Перенесли запись в журнале, но не написали клиенту. Если у него не подключены уведомления, он узнает об этом на пороге.
• •Не закрыли запись в карточках на картах и в профилях. Часы работы в карточках Яндекс.Карт и 2ГИС живут отдельно от журнала: проверьте в их интерфейсе, нужно ли отметить закрытые дни.
• •Назначили первых клиентов после возвращения на то же утро. Лучше оставить первую половину дня свободной на непредвиденное.

Чек-лист: что сделать до отъезда на обучение

Хороший порядок такой: за три недели закрыть дни, за две написать записанным, за неделю проверить ответы, за день повторить напоминание. Всё это занимает около часа и снимает основную часть неприятных разговоров.

• 1За три недели: определить, какие дни закрываются, с учётом дороги и дня на восстановление.
• 2Сразу закрыть эти даты в журнале выходными или закрытым временем, предварительно перенеся записи, которые на них стоят.
• 3Выписать всех, кто записан на закрытые даты, и предложить каждому варианты нового времени.
• 4Настроить автоответ в мессенджерах с датой возвращения и ссылкой на запись.
• 5Проверить карточки на картах: если работа закрывается больше чем на два-три дня, пересмотрите, нужно ли что-то указать.
• 6За день до отъезда проверить журнал на неделю вперёд: нет ли новых записей на закрытые даты.
• 7В день возвращения оставить свободной первую половину дня и не ставить сложные услуги.

Если график у вас плавающий и дни закрываются часто, посмотрите общий порядок в статье плавающий график: как вести запись без путаницы и в разборе отпуска мастера: как предупредить клиентов.

Частые вопросы