КПТ-терапевт в отпуске: как закрыть время, предупредить клиентов и вернуть ритм курса

2 октября 2026 · 9 мин чтения

Когда у терапевта идёт курс регулярных встреч, отпуск или болезнь — это не просто пустые дни в календаре, а пауза в чужом графике. Клиент привык к своему времени, и если он узнаёт о перерыве в последний момент, страдает и организация, и доверие. Хорошо, когда у такой паузы есть простой порядок действий.

Ниже схема: что сделать в журнале заранее, как и когда предупредить клиентов, что делать, если пауза случилась внезапно, и как вернуться к прежним слотам. Это только организация записи, без методических рекомендаций.

Сначала время закрывают в журнале, и только потом сообщают клиентам

Порядок важен: пока в журнале время открыто, к вам могут записаться на даты отпуска, и придётся отменять. Поэтому первым шагом идёт «Закрыть время»: в Queue можно закрыть любой период, будь то обед, отпуск или личные дела. Закрытое время не должно оставаться открытым для записи; как именно это выглядит для клиента, лучше проверить, открыв свою страницу с телефона.

Если на эти даты уже есть записи, их нужно посмотреть заранее: журнал показывает день и неделю, поиск помогает найти конкретного клиента. Записи можно перетащить на другое время или отменить, а затем написать клиенту. Не стоит оставлять такие записи «на потом»: они остаются в журнале и ломают картину.

Полезно закрывать время с запасом в один рабочий день с каждой стороны отпуска: накануне уезжаете спокойно, а в день возвращения не начинаете с плотного графика и успеваете просмотреть накопившиеся сообщения.

Предупреждать о паузе лучше за срок, который хватит на выбор другого времени

Универсального срока нет. Ориентир простой: за столько, чтобы клиент мог спокойно решить, ждать ему возвращения или договариваться о встрече до паузы. Если курс идёт раз в неделю, сообщение за две-три недели даёт выбор, а за два дня — нет. Для планового отпуска разумно написать один раз заранее и один раз напомнить за неделю.

Текст короткий: даты паузы, дата первой встречи после неё, что происходит с уже назначенными слотами и как связаться в экстренном случае. Образец для основы: «Здравствуйте! Со 10 по 24 числа я не принимаю. Ваше время во вторник вернётся с 25-го, запись сохранена. Если нужна встреча до перерыва, откройте ссылку на запись и выберите свободное окно». Даты здесь, разумеется, примерные.

Три готовых сообщения клиентам на разные случаи паузы

Плановый отпуск, за две-три недели: «Здравствуйте! С 10 по 24 числа я не принимаю. Ваша встреча во вторник 9-го остаётся, следующая будет 25-го в то же время. Если нужно дополнительное время до отпуска, выберите окно по ссылке». Даты и дни недели здесь примерные, подставьте свои.

Внезапная пауза, в тот же день: «Здравствуйте! Сегодняшняя встреча не состоится, приношу извинения. Сейчас перенесу её и пришлю варианты времени в течение дня». Одно сообщение с фактом и обещанием конкретного следующего шага. Причину подробно описывать не нужно.

Пауза с неопределённым сроком: «Здравствуйте! Мне нужно сделать перерыв, срок пока не знаю. Как только определюсь с датой, напишу сразу. Если вам важно не ждать, могу передать ссылку на запись к коллеге». Последнюю фразу пишите только тогда, когда действительно готовы так поступить и клиент согласен.

Во всех трёх сообщениях нет оценок, нет подробностей о себе и нет советов клиенту. Это сознательный выбор: сообщение решает организационную задачу и не превращается в дополнительную встречу в переписке.

Если пауза внезапная, важнее быстро сообщить факт, чем подробно объяснять причину

Болезнь или обстоятельства не планируются. В такой ситуации клиенту нужны три вещи: что встреча сегодня не состоится, когда будет следующая и что делать дальше. Причину подробно описывать не требуется. Короткое сообщение в мессенджер и перенос записи в журнале решают задачу за несколько минут.

Если вам приходят уведомления в Telegram или MAX, расписание на день можно быстро открыть командой «сегодня» и увидеть, кого нужно предупредить в первую очередь. Клиентов без подключённого канала журнал подсвечивает, чтобы вы написали им сами.

Пока вы вне связи, ответ на вопросы клиентов может держать автоответ: если ваш мессенджер это позволяет, настройте его заранее. Для тех, кто пишет через страницу записи, на платном тарифе есть ИИ-администратор, он отвечает клиентам и записывает 24/7; подробности на странице ИИ-администратор для психотерапевта.

Что делать в нестандартных ситуациях: четыре случая из практики организации

Первый случай: клиент пишет, что сам хочет сделать паузу, пока вы в отпуске, и вернуться позже. Организационно это значит, что его слот освобождается. Спросите, нужно ли оставить время за ним, и договоритесь о дате, к которой он подтвердит возвращение. Если дата пройдёт без ответа, слот можно отдать тем, кто ждёт, предупредив об этом в сообщении.

Второй случай: пауза пришлась на середину оплаченного пакета встреч. Абонементы в Queue выдаются вручную, а визит списывается при отметке «Пришёл», поэтому остаток визитов уменьшается только после отметки «Пришёл»; актуальные условия абонемента посмотрите в карточке в кабинете. Тем не менее условия вы согласуете с клиентом напрямую и лучше фиксируете их в сообщении.

Третий случай: клиент живёт в другом часовом поясе и путает время возвращения. В сообщении называйте время так, как оно указано в вашем журнале, и добавляйте город: «в 17:00 по времени Москвы». Часовой пояс бизнеса задаётся в настройках, а как он выглядит на странице записи для клиента из другого региона, лучше проверить в кабинете.

Четвёртый случай: вы вернулись, а часть клиентов не отвечает. Не звоните и не пишите подряд по кругу. Отправьте одно сообщение о том, что ваше время возобновилось, и подождите несколько дней. Тем, кто так и не ответил, можно написать ещё раз мягко и без упрёка, а потом убрать их слоты и сменить тег на «пауза».

После паузы слот возвращают тем, кто в нём был, и не ждут инициативы от клиента

Типичная ошибка после перерыва: ждать, что клиенты сами напишут и запишутся. Часть людей решит, что курс закончился. Лучше заранее оставить за ними слоты (они уже стоят в журнале) и в день возвращения отправить напоминание. Для тех, кто не подтвердил, достаточно одного мягкого сообщения.

Сегмент «давно не были» в клиентской базе показывает тех, кто не появлялся дольше обычного. Если он вырос после вашей паузы, это сигнал написать каждому отдельно. Как формулировать такие сообщения без давления, разобрано в статье как вернуть давнего клиента: 4 сообщения.

Что обычно идёт не так: забытые записи и расхождение с описанием страницы

Чаще всего ломается одно и то же: запись на даты паузы осталась в журнале, потому что вспомнили про неё не сразу. Решение механическое: перед закрытием времени откройте неделю в журнале и пройдитесь по каждому дню. Печать дня и экспорт в CSV помогают быстро получить список, кому писать.

Второе место — расхождение с описанием. Если на странице написано «принимаю каждый день», а вы в отпуске, клиент может решить, что ему отказали. Добавьте в описание короткую строку с датами паузы и уберите её сразу после возвращения.

Разбор на условном примере: как пауза в три недели меняет расписание на два месяца вперёд

Допустим, у терапевта 18 регулярных клиентов, каждый ходит раз в неделю. Отпуск длится три недели. Значит, не состоится 54 встречи (18 × 3), цифры условные. Каждая из них либо переносится после отпуска, либо выпадает из курса. Если все 54 попытаться втиснуть в первые недели после возвращения, расписание лопнет: в неделю добавится три лишних встречи на клиента.

Поэтому разумнее не переносить, а сдвигать курс целиком: клиент возвращается в свой слот, а встречи, которые должны были пройти в отпуск, просто не компенсируются. Исключения делают для тех, у кого пауза пришлась на важный для него момент и кому вы готовы встретиться до отпуска или после. Таких клиентов обычно два-три.

Для них в журнале заранее открывают дополнительные окна в неделю перед отпуском и в первую неделю после. Остальные клиенты видят свои привычные слоты и не видят лишних. Так паузу проходят без сумятицы, а счёт встреч в карточках остаётся честным: пропущенные недели не маскируются под состоявшиеся.

Как написать клиентам об отпуске: четыре варианта под разные типы клиентов

Тому, кто ходит давно и стабильно: «Здравствуйте! С 3 по 24 числа я не принимаю. Ваше время во вторник возобновляется 25-го. Если захотите встретиться до отпуска, свободные окна на этой неделе по ссылке». Тексты здесь и ниже примерные.

Новому клиенту, у которого за плечами две-три встречи: «Здравствуйте! У меня перерыв с 3 по 24 числа. Нам лучше назначить следующую встречу до него, чтобы не терять ритм. Окна на этой неделе по ссылке». Клиенту, который часто переносит: «С 3 по 24 числа я не принимаю. Давайте заранее выберем время на 25-е и закрепим его, чтобы после перерыва вернуться в график».

Клиенту, который сам собирался на паузу: «Здравствуйте! Мой перерыв совпадает с вашими планами, это удобно. После возвращения 25-го напишите, когда будет удобно продолжить». Общий принцип: каждый вариант содержит даты, понятный следующий шаг и ссылку. Подробнее о том, как поддерживать контакт после перерыва, см. как вернуть давнего клиента: 4 сообщения и напоминания о сессии без навязчивости.

Перед уходом в паузу стоит пройти короткий чек-лист из пяти пунктов

Первое: закрыто время в журнале на весь период. Второе: все существующие записи на эти даты перенесены или отменены. Третье: клиентам отправлено сообщение с датой возвращения. Четвёртое: в карточках отмечено, кто просил особый порядок. Пятое: на странице записи нет информации, которая противоречит паузе, например описания «принимаю ежедневно».

Если вы работаете в паре с коллегой, стоит напомнить клиентам и о нём: на тарифе «Личный администратор» в одном аккаунте может работать несколько мастеров, у каждого свой личный график. Подробности на странице тарифов.

Хорошая привычка: сразу после возвращения посмотреть сегменты клиентской базы и убедиться, что никто не выпал из курса из-за недопонимания. Если клиент попал в «давно не были» только из-за вашего перерыва, лучше написать ему первым и без ожидания.

Чек-лист по срокам. За три недели: определить даты и посмотреть недельные записи на период. За две недели: отправить клиентам первое сообщение, открыть окна до и после отпуска. За неделю: напомнить, уточнить, кто ещё не ответил. За день до ухода: закрыть время, проверить журнал на оставшиеся записи, настроить автоответ. В день возвращения: открыть журнал, написать клиентам, проверить сегмент «давно не были». Сроки примерные, подстройте под свой ритм.

Отдельно проверьте мелочи, которые забывают чаще всего: напоминание самому себе в календаре телефона о дате возвращения, обновление описания страницы после возвращения и сообщение коллегам, если вы принимаете в общем кабинете. Эти три пункта занимают пять минут, а пропущенные создают путаницу, которую потом приходится разбирать неделю.

Если вы работаете в паре, составьте общий лист клиентов, у которых есть особые договорённости. Такие клиенты не должны узнать о перерыве от коллеги: сначала сообщение от вас, потом уточнения. Общие правила работы с курсом и слотами описаны в материале КПТ-терапевт: расписание на курс сессий и постоянный слот, а о способе работы с пропусками клиентов см. клиент не пришёл на сессию психолога.

Частые вопросы