КПТ-терапевт: как построить расписание курса сессий с постоянным слотом

1 октября 2026 · 9 мин чтения

Работа в формате КПТ обычно строится как курс: клиент приходит в одно и то же время раз в неделю или раз в две недели на протяжении нескольких месяцев. Поэтому запрос «расписание курса сессий» и «постоянный слот» для терапевта означает не набор разрозненных записей, а регулярную сетку, где у каждого клиента есть свой день и час.

Ниже разобрано, как закрепить слот, договориться о пропусках заранее, пережить паузу и отпуск и не занять весь график постоянными клиентами. Тексты примерные, их нужно подстроить под свою практику. Речь только об организации: содержание встреч остаётся за специалистом.

Постоянный слот держится на записи, а не на памяти

Когда клиентов несколько десятков, держать в голове, кто приходит по вторникам в 18:00, невозможно. Достаточно один раз договориться с клиентом о дне и часе и внести повторяющиеся визиты в журнал на ближайшие недели. Тогда время занято и для новых заявок: человек, открывший страницу записи, не увидит его свободным.

В Queue запись добавляется вручную и занимает слот так же, как запись со страницы. Повторяющиеся записи одной операцией в списке возможностей не значатся, поэтому курс вносится по датам. Это не минус, а естественный предохранитель: вы видите каждую неделю отдельно и сразу замечаете праздник или свой отпуск на нужной дате.

Ещё одно преимущество ручного внесения: в момент записи вы заново проверяете, подходит ли время обоим, и не тащите за собой договорённость трёхмесячной давности. Для курса, который по замыслу рассчитан на много недель, такой ритм «внёс, прожил, внёс следующие» оказывается надёжнее, чем один длинный список, который никто не перечитывает.

Число недель вперёд стоит ограничить. Чем длиннее горизонт, тем больше придётся переносить, и расписание заполняется записями, которые уже никто не помнит согласовывать.

Как закрепить слот за клиентом: пошаговая инструкция

Порядок, который подходит большинству терапевтов, укладывается в пять шагов.

1. На последней минуте очередной встречи назвать два варианта дня и часа для следующих, а не спрашивать «когда вам удобно».

2. Дождаться выбора и сразу открыть журнал, не откладывая внесение «на вечер».

3. Внести записи на две-четыре недели вперёд и проверить, что они не попали на закрытое время.

4. Отправить клиенту короткое сообщение с датами курса.

5. Поставить в карточке тег, например «слот вт 18:00», чтобы при переносах сразу видеть, что именно сдвигается.

Примерная формулировка сообщения клиенту: «Фиксирую наши встречи: вторник 18:00 — 8, 15 и 22 октября. Если какая-то дата не подойдёт, напишите заранее, подберём другое время на этой же неделе».

Если клиент не готов подтвердить слот надолго, вносите две-три недели и возвращайтесь к вопросу в конце этого периода. В расписании тогда лежит только то, что реально согласовано.

Как выбрать день и час, чтобы слот продержался весь курс

Слот держится дольше, если выбран не «на ближайшую неделю», а под ритм жизни клиента. Прежде чем фиксировать время, полезно уточнить три вещи: во сколько человек заканчивает работу или учёбу, сколько ему ехать до кабинета или как он подключается онлайн, меняется ли его график по неделям.

Самые устойчивые слоты обычно приходятся на одно и то же время в одни и те же дни: «вторник, 18:00» запоминается лучше, чем «через неделю после предыдущей встречи, ближе к вечеру». Нестабильны слоты в начале и в конце рабочей недели, на границе рабочего дня, а также сразу после праздников, когда график клиента ещё не устоялся.

Для самого терапевта удобно, когда постоянные клиенты сгруппированы по дням: например, три вечера под курсы и один день под новых клиентов и административную работу. Тогда сетка выглядит как набор понятных блоков, а не как мозаика из часов, разбросанных по всей неделе. Разумеется, это не обязательное правило, а ориентир для тех, кто устал от хаоса в расписании.

Пропуски и переносы нужно описать до начала курса

В регулярной работе вопрос «что, если я не смогу прийти» возникает неизбежно. Если правила не проговорены, каждый случай превращается в отдельный разговор, который тратит время обеих сторон и окрашен эмоциями. Правила стоит сформулировать один раз и показать клиенту до первой встречи.

Что определить заранее:

• за сколько часов нужно предупредить о переносе, чтобы время можно было предложить другому клиенту;

• сколько переносов подряд допустимо, прежде чем слот придётся пересмотреть;

• что происходит со слотом, если клиент болеет или уезжает: сохраняется на паузу или освобождается;

• как клиент сообщает о переносе: через ссылку на запись, в Telegram или MAX.

Готовые варианты можно взять в материале правила отмены и переноса: пять формулировок или собрать в генераторе правил записи и отмены. Юридической силы такие тексты не имеют, это внутренние правила работы.

Что делать, если клиент пропустил две встречи подряд

Одна пропущенная сессия редко говорит о чём-то, кроме обстоятельств. Две подряд — повод поговорить о расписании, а не о причинах, которые вы не обязаны выяснять. Для учёта подходит тег «пропуск 1», «пропуск 2»: он показывает, где курс начинает рассыпаться, и подсказывает момент для спокойного разговора.

Примерная формулировка: «Вижу, что последние две встречи не состоялись. Хотите оставить вторник 18:00 за собой или подобрать другое время? Если сейчас не до этого, можно сделать паузу и вернуться к расписанию позже».

Такое сообщение оставляет решение клиенту, не упрекает и даёт специалисту ясность на неделю вперёд. Если ответа нет, слот освобождается по ранее объявленному правилу, а клиенту отправляется ссылка на страницу записи, чтобы он сам выбрал новое время, когда будет готов. Отдельный разбор неявок на сессии: клиент не пришёл на сессию психолога.

Пауза и отпуск не должны ломать курс

Отпуск специалиста и каникулы клиентов приходятся на разные даты, и курс из-за этого легко рассыпается. Практичный подход: заранее назначить даты закрытого приёма и показать их клиентам. В журнале для этого есть «Закрыть время»: выбранные дни или часы исчезают из свободных слотов, запись на них недоступна.

Клиентам, чей слот попадает на закрытые даты, удобно написать отдельно и предложить на выбор перенос на соседний день или пропуск недели. Отдельный материал о таком предупреждении: отпуск мастера, как предупредить клиентов, а в профильной статье КПТ-терапевт: отпуск и перерыв в курсе разобраны тексты именно для курсовой работы.

Если нужно предупредить сразу нескольких клиентов, не пишите каждому с нуля. Подготовьте один текст и подставляйте даты. Примерная формулировка: «С 14 по 21 ноября приёма не будет. Наши встречи на эти даты переносятся: могу предложить 13 или 22 ноября в то же время. Напишите, какой вариант удобнее». Короткое сообщение с двумя конкретными вариантами решает вопрос за один ответ.

Сколько окон оставить для новых клиентов: условный расчёт

Если все часы заняты постоянными клиентами, новые обращения уходят в лист ожидания или к другим специалистам. Нужно заранее решить, какая доля сетки остаётся плавающей.

Условный пример. Допустим, у терапевта 20 приёмных часов в неделю, сессия 50 минут плюс буфер 10 минут, то есть каждая встреча занимает 60 минут. Получается 20 слотов. Если 15 закреплены за постоянными клиентами, остаётся 5. Из них два имеет смысл держать на переносы действующих клиентов, а три отдать под первичные встречи. Если же закрепить 18, на переносы и новых останется два слота, и любой сдвиг будет означать отказ кому-то из клиентов.

Для заявок, когда мест нет, пригодится лист ожидания для мастера, а принципы деления времени разобраны в статье постоянные и новые клиенты: как распределить окна.

Нестандартные ситуации курса: что с ними делать

Курс редко идёт ровно, и несколько повторяющихся ситуаций стоит продумать заранее.

• Слот выпал на праздничный день. Закройте дату через «Закрыть время» и сразу предложите клиенту соседний день, не дожидаясь, пока он спросит.

• Клиент просит сменить день навсегда. Освободите старый слот, внесите новый, поменяйте тег в карточке. Старое окно уходит в общий пул.

• Клиент уехал в другой город и продолжает онлайн. Организационно это та же запись, но с другой услугой и другим форматом. Ссылку на встречу вы присылаете сами, видеосвязи в Queue нет.

• Два клиента просят одно время. Тот, у кого слот закреплён, имеет приоритет. Второму предложите ближайшее свободное окно со страницы записи.

Как проверить через месяц, что расписание курса работает

Через месяц откройте журнал и ответьте на три вопроса. Сколько встреч состоялось по плану, а сколько переносилось. Есть ли клиенты, у которых слот постоянно сдвигается: возможно, этому человеку подойдёт другой день. Остаются ли свободные окна для новых обращений. Общую картину даёт раздел «Статистика», а точные цифры по периодам можно выгрузить в CSV.

Если переносов много, причина обычно одна из двух: слот выбран неудобно или правила не проговорены. Первое решается пересмотром времени, второе формулировкой условий. Полезно также записывать в заметку к карточке, с какой недели курса идёт клиент, и смотреть, на какой встрече чаще всего возникают переносы. Если сбои собираются в начале, дело, скорее всего, в неудобном слоте. Если ближе к середине или концу, имеет смысл заранее обсудить с клиентом, как он видит дальнейшее расписание.

Раз в квартал сверяйте список клиентов с реальной загрузкой: если человек давно не появляется, а слот за ним закреплён, окно стоит освободить после согласования. Найти таких людей помогает сегмент «давно не были».

Полезная привычка для всех нестандартных случаев: сначала внести изменение в журнал, потом сообщить клиенту. Если сообщить первым, легко забыть про внесение, и слот останется «висеть» в старом виде, а новое время окажется незарезервированным.

Чек-лист перед запуском нового курса

• договорённость о дне и часе названа вслух и продублирована сообщением;

• записи внесены на две-четыре недели, горизонт не длиннее;

• правила переноса и пропусков клиент прочитал до первой встречи;

• в карточке стоит тег слота, а закрытые даты отмечены в журнале;

• минимум два окна в неделю остаются плавающими;

• у клиента подключён Telegram-бот или MAX, иначе напоминание придётся отправлять вручную.

Для такой работы подходит бесплатный тариф «Журнал»: рабочие часы по дням, перерыв, буфер между записями, перенос перетаскиванием, отметки «Пришёл» и «Не пришёл», база клиентов с заметками и тегами. Заметки лучше вести аккуратно и общими формулировками, о границах написано в материале про конфиденциальность записи. О том, что нужно от журнала именно терапевту, рассказывает статья программа записи для КПТ-терапевта.

Частые вопросы