Несколько кураторов онлайн-школы: как свести графики и не перегрузить никого

2 октября 2026 · 9 мин чтения

Несколько кураторов в онлайн-школе означают несколько графиков, которые нужно свести в один журнал. Пока куратор один, расписание можно держать в голове. С двумя-тремя специалистами появляются вопросы, которых раньше не было: кто свободен в четверг вечером, куда записать студента, если его куратор заболел, и почему у одного все слоты заняты, а у другого пусто.

Ниже разобрано, как организовать график нескольких кураторов, как закрепить студентов и перераспределять нагрузку, не теряя договорённостей. Это про организацию встреч, а не про методику сопровождения.

У каждого куратора должен быть собственный график, а не общая таблица на всех

Самая частая ошибка: общая таблица «кто когда свободен», которую правят вручную. Она устаревает в первый же день, потому что куратор поменял время, а в таблице осталось старое. Надёжнее, когда график принадлежит человеку: свои рабочие часы по дням, свой перерыв, свои закрытые окна.

В Queue на тарифе «Личный администратор» число мастеров не ограничено, а у каждого есть личный график. Куратор закрывает время кнопкой «Закрыть время» (отпуск, личные дела, другая работа), и студенты просто не видят эти часы. Школа не обзванивает людей и не обновляет таблицу.

Отдельно стоит договориться о границах. Например, каждый куратор открывает не больше определённого числа слотов в день, а остальное время остаётся на проверку работ и подготовку. Это решение школы, а не журнала, но журнал помогает его выполнять: слот, которого нет в графике, записать нельзя.

Закреплять студента за куратором удобнее через страницу и карточку

У школ есть две модели. В первой студент свободно выбирает любого куратора, и тогда нагрузка распределяется сама. Во второй за студентом закреплён «его» куратор, и записываться нужно именно к нему. На странице записи Queue студент выбирает мастера, поэтому вторую модель можно поддержать так: в приветственном сообщении потока указать, к кому записываться, и дать ссылку.

Закрепление стоит фиксировать и внутри школы. Заведите в карточке студента заметку или тег с именем куратора: тогда при поиске по клиентской базе видно, кто с кем работает, а при замене достаточно открыть список студентов с нужной пометкой. Это внутренняя пометка для вас, а не ограничение записи.

Полностью автоматического «закрепления» с запретом записи к другому куратору в списке возможностей нет, и рассчитывать на него не стоит. Если студента нужно жёстко привязать, договорённость остаётся на уровне инструкции и привычки. Практичный приём: в приветственном сообщении потока написать «Ваш куратор: Анна, записывайтесь по этой ссылке» и приложить ссылку, а в карточке студента сделать заметку с именем куратора.

Перекос нагрузки видно по журналу недели, и поправить его можно до жалоб

Нагрузка кураторов становится заметной только когда её видят рядом. Журнал в режиме недели показывает занятость, а что именно есть в разделе «Статистика», посмотрите в кабинете. Универсальных норм нагрузки нет: у каждой школы своя длительность встречи и своя программа, поэтому сопоставляйте картину со своими ожиданиями.

Если один куратор забит на две недели вперёд, а у другого свободно, причин может быть три: студенты привыкли записываться к первому, у второго неудобные часы, или об этом специалисте просто не знают. Проверяется просто: сменить порядок в приветственном сообщении, предложить оба варианта и посмотреть на запись следующей недели.

Для самых загруженных слотов подойдёт лист ожидания: занятое время остаётся в выдаче, студент встаёт в очередь, а при отмене слот освобождается.

Замена куратора при болезни решается переносом записей, а не отменой встреч

Когда куратор заболел или уехал, лучше всего сделать три вещи в этом порядке. Сначала закрыть его время на нужные дни, чтобы новые записи не приходили. Затем открыть список записей на этот период и предложить студентам либо перенос, либо встречу с другим куратором. Наконец, написать студентам одно короткое сообщение с вариантами, а не отменять встречи молча.

В журнале записи можно переносить перетаскиванием на другое время, а мастер получает уведомления о новых записях, переносах и отменах в Telegram или MAX, поэтому ничего не теряется. Если студент не подключил Telegram-бота и напоминания ему не уходят, журнал это подсвечивает и предлагает готовый текст сообщения, который куратор отправит сам.

Тем, кто записывался к заболевшему куратору, стоит дать понятное правило: можно перейти к другому на то же время или подождать возвращения. Правило пишется заранее, например в генераторе правил записи и отмены, и не придумывается заново каждый раз.

Начинать лучше с двух кураторов и одной услуги

Не нужно переносить сразу всё. Достаточно завести двух кураторов, одну услугу «Созвон, 30 минут» и отправить новую ссылку одной группе студентов. Через неделю станет видно, где слоты не подходят по часам и чего не хватает в описании.

Типичные ошибки на старте повторяются. Первая: открыть слоты на все часы суток «на всякий случай», после чего куратор оказывается перегружен вечерами. Вторая: назвать услугу «Встреча», и студент не понимает, чем она отличается от разбора работы. Третья: не сказать студентам, что теперь записываться нужно только по ссылке, и параллельно оставить переписку в чате, которая дублирует запись. Достаточно один раз написать в чат потока: «Созвоны теперь по ссылке, в чате время не согласуем».

Для каждой услуги стоит сразу придумать короткое понятное название и описание в одну-две строки: «Созвон с куратором, 30 минут: обсуждаем прогресс и вопросы по заданиям», «Разбор работы, 45 минут: пришлите работу за день до встречи». Тогда студент приходит подготовленным, а куратору не приходится объяснять формат каждый раз

Дальше можно добавлять услуги: вводная консультация, разбор работы, защита проекта. Если вы выбираете между подходами, полезно прочитать и общий разбор про несколько преподавателей на одной странице записи. Он написан для учебных центров, но логика организации та же.

Попробовать несколько кураторов можно в 10 бесплатных дней «Личного администратора»: один раз и без карты. После пробного периода тариф вернётся на бесплатный «Журнал», данные при этом остаются.

Пример недели: как могут выглядеть графики трёх кураторов

Рассмотрим условную школу. У первого куратора рабочие часы с 10:00 до 14:00 в будни, у второго с 16:00 до 20:00, у третьего только вторник и четверг с 12:00 до 18:00. Студенты живут в разных часовых поясах, поэтому утренние и вечерние окна нужны одновременно. В сумме получается широкая сетка, которую вручную в таблице держать неудобно, а в журнале она складывается из личных графиков.

У каждого куратора может быть свой перерыв: например, у первого обед с 12:00 до 12:30. Буфер между записями у всех одинаков, скажем 10 минут: за это время куратор дописывает заметку и открывает карточку следующего студента. Подойдёт ли общий буфер всем или кураторам нужны разные значения, посмотрите в настройках кабинета. Конкретные значения подбираются по реальному ритму работы.

Через две недели имеет смысл сравнить, у кого слоты расходятся быстрее. Если у первого куратора окна заканчиваются за день, а у третьего остаются пустыми, причина обычно в часах, а не в качестве работы: утром мало кто свободен. Тогда часть часов переносят на вечер. Это пример логики, а не рекомендация цифр: подставьте реальные часы своей команды.

Типичные ошибки при работе нескольких кураторов и способы их исправить

Первая ошибка: один общий график на всех. Тогда болезнь или отпуск одного человека ломает расписание остальных. Исправление: у каждого куратора свой график и свои закрытые окна.

Вторая ошибка: разные названия одной и той же услуги. У одного куратора «Созвон», у другого «Встреча с куратором», у третьего «Консультация». Студенты путаются, а по итогам месяца тяжело сравнить, сколько встреч проведено. Исправление: единые названия и длительность для всей школы, различаются только кураторы.

Третья ошибка: не договориться о границах нагрузки. Если слотов открыто без ограничений, самый отзывчивый куратор оказывается перегруженным, а остальные заметно менее заняты. Исправление: определить, сколько часов в неделю каждый открывает для студентов, и придерживаться этого.

Четвёртая ошибка: информировать студентов только через чат. Новый студент потока не видит старых сообщений и не знает, как записываться. Исправление: ссылка в закреплённом сообщении и в приветственном письме. Если студент не пришёл на созвон, отмечайте «Не пришёл», чтобы история в карточке была честной.

Как распределить студентов между кураторами: расчёт и порядок действий

Допустим, в потоке 36 студентов и три куратора. Если разделить поровну, на каждого приходится по 12. Созвон раз в две недели по 30 минут означает 6 встреч в неделю на куратора, то есть 3 часа живого времени. Пример условный: подставьте свои численность и частоту встреч, и вы быстро увидите, сколько часов нужно открыть.

Порядок действий. Сначала посчитайте общую потребность в часах. Затем выясните, сколько часов готов открыть каждый куратор, не забыв про проверку работ. Если сумма больше потребности, достаточно оставить запас на пиковые недели. Если меньше, нужно или привлекать четвёртого куратора, или сокращать длительность встреч, или реже проводить созвоны.

После этого определите правило выбора. Вариант «каждому студенту свой куратор» удобен для персонального сопровождения, вариант «любой свободный» лучше выравнивает нагрузку. Можно сочетать: в начале потока студент выбирает куратора сам, а при нехватке слотов смотрит на коллег. Важно записать правило в приветственное сообщение, чтобы студенты не гадали, к кому идти.

Что делать, если куратор уходит в отпуск, увольняется или перегружен

Отпуск куратора планируется заранее. За две-три недели закройте его время на нужные даты, чтобы студенты не записывались на недоступные дни, и предупредите потоки. Тем, у кого уже есть записи, предложите перенос или встречу у коллеги. Журнал позволяет переносить перетаскиванием, а куратор получит уведомление о каждом переносе.

Если куратор уходит насовсем, соберите заметки по его студентам из карточек и передайте новому специалисту. Теги с именем прежнего куратора удобно заменить: найдите студентов по тегу и обновите пометку. Это не автоматическая операция, и запас времени на неё стоит заложить.

Перегрузка проявляется иначе: слоты расходятся мгновенно, а студенты пишут в чат «нет мест». Оцените, нужно ли расширить часы, добавить куратора или сократить встречи. Не обещайте студентам «найдём время», если окон нет: честный лист ожидания и понятное правило лучше, чем сорванные ожидания. Общую логику работы с очередью можно посмотреть в материале лист ожидания для мастера.

Чек-лист перед тем, как добавить в журнал второго и третьего куратора

Проверьте тариф: несколько мастеров доступны на «Личном администраторе», а 10 бесплатных дней один раз проверят схему без карты. Заведите каждого куратора с фото и коротким описанием. Задайте личные графики. Определите единые названия и длительность услуг.

Решите, как студенты выбирают куратора: сами или по закреплению. Подготовьте приветственное сообщение со ссылкой и правилом. Договоритесь, кто и как закрывает время при болезни или отпуске. Назначьте ответственного за ежедневный просмотр журнала в первые две недели, а затем переходите на раз в неделю.

Через месяц сравните нагрузку и скорость исчезновения слотов у разных кураторов. Для сравнения подходов к устройству команды полезен материал про небольшой учебный центр и страница тарифов Queue.

Частые вопросы