Продолжение занятий в новом учебном году: какое сообщение отправить родителям в августе и как сохранить расписание

26 октября 2026 · 9 мин чтения

Продолжение занятий в новом учебном году редко обсуждают вовремя. В мае все прощаются «до осени», летом родители отдыхают, а в первую неделю сентября репетитору, логопеду или руководителю кружка одновременно пишут десять семей. Каждая хочет «как в прошлом году, вторник и четверг после школы», и половина этих окон уже обещана новичкам.

Ниже разобрано, когда писать родителям о новом учебном годе, что должно быть в сообщении, шесть готовых текстов для разных случаев, как держать время, если школьное расписание ещё неизвестно, в каком порядке раздавать окна и как закрепить постоянное время в журнале на четверть вперёд. Формулировки примерные, цифры в расчётах условные.

Когда писать родителям о новом учебном годе

Писать стоит в первой половине августа, за три-четыре недели до начала занятий. К этому времени семьи вернулись из отпусков и начинают планировать осень, но ещё не записали ребёнка в другие кружки на то же время.

Удобнее разделить рассылку на две волны. Первая, в начале августа, только для тех, кто занимался у вас весной: им вы предлагаете сохранить привычное время. Вторая, примерно через неделю после срока ответа, для новых семей из вашего списка желающих: им достаются окна, которые не заняли постоянные ученики.

Ждать сентября опасно по простой причине: в первые дни учебного года расписание ребёнка собирается заново, и кто успел предложить время первым, тот его и получил. Если ваш вторник в 16:00 в это время занял бассейн, вернуть ученика на старое место уже не получится. Как подготовиться к самому наплыву заявок, разобрано в статье сентябрьский наплыв у репетитора.

Во что обходится молчание до сентября: расчёт на условных цифрах

Если не написать заранее, часть постоянных учеников уходит не потому, что разочаровалась, а потому, что их время занял другой кружок. Каждое такое место потом приходится заполнять с нуля.

Условный пример. У репетитора 12 учеников, у каждого по два урока в неделю, урок стоит 1 500 ₽. Он не написал в августе, и в сентябре четверо не смогли вернуться в своё время: у двоих новое расписание в школе, у двоих секция. Это 8 уроков в неделю, примерно 32 урока в месяц, то есть 48 000 ₽ в месяц, пока окна не заполнятся новыми учениками.

Новички обычно приходят не сразу: пробное занятие, раздумья, согласование дней. Если на заполнение уходит полтора месяца, потери составят около 72 000 ₽ за осень. Одно сообщение в августе не спасёт все четыре места, но даст шанс договориться о другом времени до того, как семья решит, что «у репетитора всё занято».

Что должно быть в сообщении о продолжении занятий

В сообщении пять обязательных частей: дата старта, предложенное время, срок ответа, условия на новый год и что делать, если расписание школы ещё неизвестно. Без срока ответа рассылка не работает: родители откладывают решение до сентября.

• 1Дата старта. «Занятия начинаем с 8 сентября». Конкретная дата помогает родителю представить осень.
• 2Предложенное время. То же, что было весной, или новое, если ваш график меняется. Называйте день и час, а не «как обычно».
• 3Срок ответа. «Подтвердите, пожалуйста, до 20 августа». После срока время освобождается для других семей, и это нужно сказать прямо.
• 4Условия. Если меняется стоимость, длительность урока или формат, скажите об этом в этом же сообщении, а не в сентябре.
• 5Если школа не дала расписание. Предложите предварительную бронь до определённой даты.

Не пишите в одном сообщении о повышении цены как о главной новости. Сначала время и старт, потом условия одной спокойной строкой. Если повышение заметное, лучше сообщить о нём отдельно и заранее; как это сделать, разобрано в статье как репетитору повысить стоимость занятий.

Шесть готовых текстов родителям перед новым учебным годом

Ниже шесть примерных текстов для разных ситуаций. Замените данные в скобках, остальное можно оставить как есть.

Примерный текст: предложить то же время, что весной:

«[Имя], здравствуйте! Готовлю расписание на новый учебный год. Занятия начинаем с [дата]. За [имя ребёнка] хочу сохранить привычное время: [день] и [день] в [время]. Подтвердите, пожалуйста, до [дата], подходит ли оно. После этой даты свободные окна я предложу семьям из списка ожидания»

Примерный текст, если ваше время меняется:

«[Имя], добрый день! С сентября у меня меняется график, и вторник в 16:00 сохранить не получится. Для [имя ребёнка] могу предложить [день, время] или [день, время]. Напишите, какой вариант удобнее, до [дата], и я закреплю его за вами»

Примерный текст, если школьное расписание ещё неизвестно:

«[Имя], понимаю, что расписание в школе появится только в сентябре. Предлагаю так: держу за [имя ребёнка] [день, время] до [дата]. Если в школе всё совпадёт, просто подтвердите. Если нет, подберём другое время из тех, что останутся свободными»

Примерный текст с новыми условиями:

«[Имя], здравствуйте! Занятия возобновляем с [дата], время за [имя ребёнка] держу прежнее: [день, время]. С нового учебного года урок длится 60 минут вместо 45 и стоит [сумма]. Подтвердите, пожалуйста, до [дата], продолжаем ли»

Примерный текст тем, кто не ответил к сроку:

«[Имя], напоминаю про время на новый учебный год: [день, время] держу за [имя ребёнка] до [дата]. Если планы изменились, ничего страшного, просто напишите, и я освобожу окно для другой семьи»

Примерный текст семье из списка ожидания:

«[Имя], здравствуйте! Весной вы спрашивали о занятиях для [имя ребёнка]. На новый учебный год у меня освободилось время: [день, время]. Если интересно, начнём с пробного занятия [дата]. Окно держу до [дата]»

Самый важный текст пятый. Без него часть родителей молчит не потому, что не хочет продолжать, а потому, что первое сообщение утонуло в летних чатах. Короткое напоминание без давления возвращает их к решению. Если вы логопед и курс у ребёнка закончился весной, о том, как говорить с родителями о продолжении, читайте в статье курс занятий у логопеда закончился.

Как держать время, если расписание школы ещё неизвестно

Держите время до конкретной даты, обычно до 10–12 сентября, и скажите об этом родителям прямо. Бронь без срока превращается в обещание, которое вы не можете выполнить, если семья пропадёт до октября.

Предварительная бронь работает так: вы ставите ребёнка на его прежнее время в первые две недели сентября и предупреждаете, что после указанной даты окно освобождается, если родитель не подтвердил. Пробное расписание помогает и вам: видно, сколько окон реально свободно для новичков.

Если у части семей школьное расписание всё равно не совпало, не перекраивайте ради них весь график. Предложите два-три оставшихся окна и запасной вариант: «если ни одно не подходит, поставлю вас первыми в списке на освободившееся время». Это честнее, чем обещать «что-нибудь придумаем».

Отдельно продумайте утренние и дневные окна. Пока школьники на уроках, это время пустует, и его можно предложить дошкольникам, студентам или взрослым ученикам. Как его заполнить, разобрано в статье дневные окна репетитора.

В каком порядке раздавать окна: постоянные, список ожидания, новички

Раздавайте окна в три этапа: сначала постоянным ученикам до срока ответа, затем семьям из списка ожидания, и только потом открывайте запись всем. Порядок стоит назвать в сообщении, тогда никто не обидится, что его время досталось другому.

• 1Этап 1, начало августа. Постоянные ученики подтверждают своё время до назначенной даты.
• 2Этап 2, после срока. Освободившиеся окна получают семьи, которые просились к вам весной и летом.
• 3Этап 3, конец августа. Оставшееся время открывается для всех, в том числе через страницу записи.

Если два постоянных ученика претендуют на одно время, решите заранее, по какому правилу выбираете: кто дольше занимается, кто раньше ответил, кому сложнее подобрать другое время из-за школы. Главное, чтобы правило было одно и вы могли спокойно его назвать.

Условный пример раскладки: 16 окон после школы в неделю, 12 занимают постоянные ученики по два урока, то есть 6 детей подтвердили время. Остаётся 4 окна, из них 2 уходят двум семьям из списка ожидания, ещё 2 вы открываете для новичков. Такая таблица на листе бумаги занимает пять минут и снимает хаос первой недели.

Ошибки в сообщении о новом учебном годе

Самая частая ошибка: вопрос без предложения. «Будете ли вы продолжать осенью?» заставляет родителя думать и отвечать развёрнуто, поэтому ответ откладывается. «Держу вторник и четверг в 16:00, подтвердите до 20 августа» требует одного слова.

• 1Нет срока ответа. Без даты родители ответят в сентябре, когда окна уже розданы.
• 2Общая рассылка в групповой чат. Время у каждого своё, поэтому пишите каждой семье лично.
• 3Новые условия задним числом. Если меняется цена или длительность, скажите в августе, а не на первом занятии.
• 4Обещание «что-нибудь придумаем». Лучше честно предложить два свободных окна и место в списке.
• 5Молчание о своих каникулах. Если вы планируете перерыв на осенних каникулах, предупредите сразу.

Про каникулы стоит договориться заранее, чтобы в ноябре не переносить уроки в спешке. Как переставить занятия на неделю осенних каникул, разобрано в статье расписание репетитора на осенних каникулах.

Как закрепить постоянное время на четверть в журнале Queue

Подтверждённое время удобно сразу поставить в журнал серией на несколько недель вперёд. Тогда окно занято и для новых клиентов на странице записи, и для вас самих, когда вы будете отвечать на заявки.

В Queue в форме «Новая запись» есть строка «Повторять каждую неделю»: ещё 4, 8 или 12 недель. Это то же время, тот же день недели, та же услуга. Каждая неделя становится отдельной записью, её можно перенести или отменить отдельно, а занятые и нерабочие дни пропускаются. Серия из первого урока и ещё 12 недель, начатая в первую неделю сентября, доходит примерно до конца ноября, после чего её продлевают заново: бессрочного повторения нет.

Если хотите, чтобы родители сами закрепляли время, включите в «Настройки → Основные» опцию «Клиент может записаться сразу на несколько недель»: после записи родитель увидит «Ходите каждую неделю?» и одним нажатием возьмёт то же время ещё на 2, 4, 6 или 8 недель. Сначала отметьте выходными дни осенних каникул через «Часы на этот день», а потом ставьте серию, чтобы уроки на эти дни не создавались.

Напоминания приходят по каждой записи серии, если родитель подключил Telegram или MAX. Срок, на который открыта запись для клиентов, задаётся в настройках графика: от недели до трёх месяцев вперёд. Подробнее о том, как устроено закреплённое время, читайте в статье постоянное время урока.

Чек-лист перед новым учебным годом

Пройдитесь по списку в начале августа. Он занимает полчаса, но экономит первую неделю сентября.

• 1Составлен список постоянных учеников и их весеннего времени.
• 2Решено, меняются ли цена, длительность урока и ваш график.
• 3Каждой семье отправлено личное сообщение с датой старта, временем и сроком ответа.
• 4Через три-четыре дня тем, кто молчит, отправлено короткое напоминание.
• 5Названо правило, если два ученика хотят одно время.
• 6После срока свободные окна предложены семьям из списка ожидания.
• 7Осенние каникулы отмечены в графике до постановки серий.
• 8Подтверждённое время поставлено в журнал на четверть вперёд.

Если летом вы делали перерыв в занятиях и часть детей так и не вернулась, план возвращения по шагам есть в статье каникулы и пауза в занятиях.

Частые вопросы