Как репетитору вести расписание, когда учеников больше десяти: сетка, переносы и журнал вместо десятка чатов

16 сентября 2026 · 9 мин чтения

8:10 утра, пишет девятиклассник: «Сегодня не могу в 16:00, давайте в 17:00?» Репетитор соглашается на ходу и не сверяется, кто стоял на 17:00. Пока учеников шесть-семь, такие переносы редки и держатся в памяти. Когда расписание репетитора включает больше десяти учеников, переносы идут каждый день, и память перестаёт справляться.

Ниже описана рабочая система: постоянная сетка занятий, отдельные плавающие слоты, правила переноса и журнал, в котором видно всю неделю. Есть условный расчёт на четырнадцати учениках, готовые тексты сообщений и список ошибок, которые чаще всего приводят к наложениям.

Расписание в голове ломается не на десятом ученике, а на первом переносе, который никто не записал

Критическая точка у каждого своя, но механизм один. Ошибка появляется не при планировании, а при изменении: ученик попросил сдвинуть занятие, репетитор согласился и не отметил это нигде, кроме одной переписки. Вечером выясняется, что на новое время уже стоит другой человек, а разобрать, кто прав, нельзя, потому что переписки разные.

Чем больше учеников, тем больше таких сдвигов. У школьников свои расписания, кружки, олимпиады, болезни, поездки, и каждое событие даёт перенос. При десяти учениках два-три переноса в неделю становятся нормой. Держать их в голове можно, пока они не пересекаются. Когда пересекаются, расписание перестаёт быть вашим и становится набором договорённостей, которые надо угадывать.

Поэтому задача не в том, чтобы лучше помнить, а в том, чтобы иметь одно место, где виден реальный график и где любое изменение фиксируется в тот же момент. Ниже мы собираем такую систему из трёх частей: сетки, журнала и правил.

Сначала постоянная сетка: якорные слоты для регулярных учеников и свободные окна для остальных

Разделите неделю на две части. Якорные слоты — время, которое регулярный ученик занимает каждую неделю: вторник 16:00, суббота 11:00. Плавающие слоты — окна, которые остаются для пробных занятий, переносов и новых учеников. Если всё время закреплено, переносить некуда; если закреплено слишком мало, нет предсказуемого дохода.

Хорошее соотношение для репетитора с плотной загрузкой: около трёх четвертей якорных слотов и четверть плавающих. Цифра условная, но принцип понятен: у переносов должно быть место для приземления. Заранее отметьте окна, которые вы готовы отдавать под перенос, например в четверг вечером и в субботу днём.

Отдельно решите, как вы относитесь к занятиям вплотную друг к другу. Для одних предметов хватает пятиминутной паузы, для других нужно полчаса, чтобы проверить работу, которую принёс ученик. Если вы проверяете домашние задания между занятиями, заложите это в длительность услуги или в буфер, а не в личное время вечером. Поговорите с учениками о постоянном времени один раз, в начале года. Примерная формулировка: «Предлагаю закрепить за вами вторник в 16:00. Если в какую-то неделю не получится, переносим на четверг или субботу в свободные окна». Так перенос из хаоса превращается в понятный сценарий. Общая схема записи для репетитора описана в материале как вести запись учеников репетитору.

Настройка журнала занимает полчаса: услуги, рабочие часы, перерыв и буфер

Заведите отдельные услуги под предметы и форматы: «Математика, 60 минут», «Подготовка к ЕГЭ, 90 минут», «Пробное занятие, 30 минут». Название должно быть понятно ребёнку и родителю без пояснений. У каждой услуги указывается длительность и цена, чтобы журнал знал, сколько времени занято.

В настройках расписания задайте рабочие часы по дням: например, будни с 15:00 до 21:00 и суббота с 10:00 до 16:00, с перерывом на ужин. Шаг времени по умолчанию выбирать не придётся: для занятий от получаса и дольше сервис сам предлагает начало каждые 30 минут от начала рабочих часов и ещё сразу после уже стоящей записи с учётом буфера; хотите занятия строго в начале часа — поставьте шаг «каждый час». Добавьте буфер между записями, 10–15 минут: он нужен, чтобы закончить предыдущее занятие, налить воды и открыть материалы следующему.

Не забудьте про свои личные дела. Функция «Закрыть время» позволяет убрать из свободных слотов обед, поездки и экзаменационные недели учеников. Тогда никто не запишется на час, когда вы заведомо недоступны. Подробнее про время на подготовку к занятиям и его защиту читайте в отдельном материале время на подготовку к урокам: как репетитору закрыть окна.

Постоянное время ученика вносится в журнал на несколько недель вперёд, а не по одному занятию

Когда вы договорились с учеником о вторнике в 16:00, внесите ближайшие четыре недели одним заходом. Так журнал сразу показывает, что окна заняты, а новые ученики не займут ваше время. Запись делается в журнале за минуту: выбираете ученика, услугу и время, а в строке «Повторять каждую неделю» — ещё 4, 8 или 12 недель. Каждое занятие остаётся отдельной записью.

Для учеников, которые приходят нерегулярно, достаточно ссылки на страницу записи: они сами выбирают плавающий слот. Для родителей, которым удобнее договариваться словами, вы вносите запись сами и отправляете подтверждение. Главное, чтобы любая договорённость сразу оказывалась в журнале, а не в чате.

В карточке ученика пригодится заметка: класс, предмет, экзамен, слабые темы, имя родителя. Тёзки перестают быть проблемой: поиск по имени и телефону находит нужную карточку, а заметка «9 класс» отличает Дашу К. от Даши Л. из 8 класса. Что именно стоит записывать, разобрано в статье карточка ученика: что репетитору записывать.

Переносы подчиняются правилу: сначала ссылка и свободные окна, потом договорённость

Когда ученик просит перенести занятие, дайте ему выбор из заранее подготовленных окон, а не открытый вопрос. Примерная формулировка: «Могу перенести на четверг в 17:30 или субботу в 12:00. Какой вариант подходит?» Если ученик получил ссылку из напоминания, он может посмотреть свои записи в кабинете /me. Какие действия доступны ему там, лучше проверить самому на тестовой записи.

Задайте срок бесплатного переноса и напишите его в описании услуги: «Перенос бесплатный не позднее чем за 12 часов до занятия». Срок выбирайте таким, чтобы вы успели предложить освободившееся время другому ученику. Если ученик не предупредил и не пришёл, зафиксируйте это отметкой «Не пришёл». Образцы формулировок есть в статье правила отмены и переноса занятий репетитора.

Не забывайте о ситуации, когда окно нужно срочно найти за день до занятия. Откройте неделю в журнале, найдите ближайшие свободные слоты и предложите их, а не придумывайте варианты на ходу. Если подходящего окна нет, честно скажите об этом и предложите записать ученика в ваш список желающих. Любой перенос вносите в журнал сразу, пока диалог открыт. Запись можно перетащить на новое время. Если вы не успеваете, отправьте себе напоминание, но не откладывайте на вечер. Мастеру о переносах и отменах приходит уведомление в Telegram или MAX, так что вы замечаете изменения, даже когда не смотрите в расписание.

Если договариваются родители, а занимается ребёнок, у ученика должен быть один основной контакт

У школьника два контакта: родитель, который платит и договаривается, и сам ученик, который знает реальное время. Когда они не совпадают, вы получаете две версии одного расписания. Договоритесь на старте, кто пишет вам, и отметьте это в карточке: «контакт — мама, Ирина» или «пишет сам ученик».

С подростками 14–16 лет часто нужны оба контакта. Тогда запись ведётся на того, кто пришёл, а в заметке сохраняется телефон родителя. Если у ребёнка нет собственного Telegram, а родитель не любит ссылки, просто вносите занятия сами и отправляйте подтверждения в привычный канал.

Напоминания за сутки и за 30 минут уходят автоматически тем, кто подключил бот в Telegram или записывался через бот в MAX. Для остальных журнал подсвечивает, что канала нет, и даёт готовую фразу для ручной отправки. Это особенно полезно для родителей, у которых нет Telegram: вы видите это сразу и не ждёте, что напоминание дойдёт само.

Разбор на условном примере: четырнадцать учеников, шестнадцать часов занятий и один день на переносы

Допустим, у репетитора 14 учеников: десять занимаются по часу в неделю, четверо по полтора часа. Это 16 часов занятий. Рабочие часы: пять будней по пять часов (с 16:00 до 21:00) и суббота шесть часов, всего 31 час. Свободно 15 часов. Из них при буфере 15 минут на каждое занятие уходит 14 × 0,25 = 3,5 часа. Остаётся около 11 часов на пробные занятия, переносы и подготовку. Цифры условные.

Теперь переносы. Допустим, 3 занятия в неделю сдвигаются. Без журнала на каждое уходит около пяти минут переписки и примерно столько же на проверку, не занято ли окно: итого 30 минут в неделю. Кажется немного. Но в эти минуты входят вечерние сообщения, а ошибка в одном из трёх переносов стоит часа работы и испорченного настроения у ученика и родителя.

С журналом переносы идут по готовым окнам: вы отправляете два варианта, клиент выбирает, вы переносите запись перетаскиванием. Время на один перенос падает примерно до двух минут. К этому добавляется порядок в голове: вечером вы больше не прокручиваете, кому что обещали, а утром не открываете десять чатов, чтобы собрать картину дня. Но главный эффект в другом: вы перестаёте сверять расписание по чатам, потому что оно в одном месте.

Три нестандартные ситуации, которые ломают расписание репетитора, нужно решать до их появления

Первая: сезонные пики. Перед экзаменами ученики просят дополнительные занятия, и сетка трещит. Заранее решите, сколько сверхурочных часов вы готовы брать, и закройте остальное время. Вторая: ученик исчез на две недели без объяснений. Добавьте в заметку о клиенте «пауза» и возвращайтесь к нему через раздел возврата клиентов, а не оставляйте слот занятым навсегда.

Третья: ученик из другого города просит удобное ему вечернее время, а у вас в это время занятия. Не соглашайтесь на удобство одного за счёт сетки всех. Предложите ближайшее подходящее окно и дождитесь решения. Если окон нет, ведите свой список желающих (заметка в карточке клиента), чтобы написать им, когда время освободится.

Шесть ошибок, которые возвращают репетитора к хаосу даже после перехода на журнал

Первая: оставить старую тетрадь «на всякий случай». Через неделю данные в ней и в журнале расходятся. Вторая: переносить занятия только в переписке, а в журнал вносить «потом». Третья: не указывать длительность услуг, и журнал показывает свободным окно, которого на самом деле нет. Четвёртая: закрывать всё время якорными слотами и не оставлять плавающих.

Пятая: не следить за долгами по занятиям. Если вы ведёте абонементы, остаток видно в карточке, и списание идёт при отметке «Пришёл»: проверяйте его раз в неделю, а не при споре. Шестая: не напоминать ученикам. Даже в идеально устроенной системе часть занятий срывается из-за забывчивости. Проверьте, у кого напоминания не доходят автоматически, и напомните этим ученикам вручную. Оценить потери от пропусков можно в калькуляторе неявок.

Чек-лист: расписание репетитора, в котором можно доверять каждому часу

Все услуги заведены с длительностью и ценой. Рабочие часы и перерыв настроены, добавлен буфер. Постоянное время учеников внесено на ближайшие недели. Плавающие окна оставлены и подписаны. Срок переноса указан в описании. Для каждого ученика есть карточка с классом, предметом и контактом. Старый способ записи отключён.

Раз в неделю, например в воскресенье вечером, просмотрите расписание на следующую неделю и отправьте напоминания тем, у кого нет автоматического канала. Раз в месяц посмотрите, какие ученики перестали приходить. Если вы работаете один, бесплатный тариф покрывает все эти шаги; подробности на странице CRM для репетитора.

Частые вопросы