Вести запись учеников репетитору проще всего по одной схеме: сначала сетка недели с закреплёнными слотами, затем один носитель для всех уроков — тетрадь, таблица или онлайн-журнал, — затем правила переноса и еженедельная сверка уроков с оплатой. Инструмент вторичен: порядок работает и на бумаге.
Ниже шесть шагов с примерами разметки тетради и колонок таблицы, условным расчётом недели и текстами сообщений родителям. Про выбор и настройку сервиса есть отдельная страница — CRM для репетитора.
В онлайн-журнале сетка недели, статусы уроков и карточки учеников лежат в одном месте — но начать можно и с бумаги.
Запись урока — это не только «Петя, вторник, 17:00». Чтобы через месяц восстановить картину, по каждому занятию нужны шесть полей, и они одинаковы на любом носителе.
Домашнее задание и темы — другая сущность: это карточка ученика, а не строка расписания. Когда их смешивают в одной записи, расписание становится нечитаемым.
Начните с пустой сетки: дни по горизонтали, время по вертикали. Сначала отметьте часы, когда вы в принципе готовы преподавать, затем расставьте постоянных учеников, и только после этого станет видно, сколько мест осталось.
Условный пример. Преподаватель работает в будни с 15:00 до 21:00 и в субботу с 10:00 до 14:00. Урок длится 60 минут, между уроками 15 минут. В будний день помещается пять уроков (15:00, 16:15, 17:30, 18:45, 20:00), в субботу — три (10:00, 11:15, 12:30). Всего 28 слотов в неделю.
Допустим, учеников двенадцать, и каждый занимается дважды в неделю: это 24 урока. Остаётся четыре свободных слота. Два из них стоит объявить резервными — в них отрабатываются переносы. Ещё два — места для новых учеников или пробных уроков. Если резерва нет, первый же заболевший ученик ломает неделю.
Постоянное время закрепляйте письменно: «вторник и пятница, 17:30». О том, как договариваться о закреплённом слоте, есть статья постоянное время урока.
Тетрадь подходит, пока учеников до десяти и расписание меняется редко. Возьмите тетрадь в клетку формата А4 или А5 и отведите один разворот на неделю: шесть колонок по дням, строки — ваши слоты.
Сильная сторона тетради — скорость и наглядность: неделя видна целиком, запись делается за секунды прямо во время разговора. Слабые стороны проявляются позже: тетрадь не напомнит ученику об уроке, её нет под рукой в дороге, а новый ученик не может посмотреть свободное время сам. Общие приёмы разметки собраны на странице как вести запись клиентов в тетради.
Таблица удобнее тетради, когда нужно считать уроки и оплату. Заведите два листа: «Уроки» и «Ученики». На первом одна строка — один урок.
| Колонка | Что вносить | Пример |
|---|---|---|
| Дата | Число и день недели | 14.10, вт |
| Время | Начало урока | 17:30 |
| Ученик | Как на листе «Ученики» | Иванов Пётр |
| Формат | Предмет, очно или онлайн, минуты | ОГЭ, очно, 60 |
| Статус | Запланирован / проведён / перенесён / пропуск | проведён |
| Пакет | Номер урока в оплаченном пакете | 5 из 8 |
| Примечание | Причина переноса, новая дата | — |
На листе «Ученики» держите телефон родителя, класс, цель, постоянные слоты и дату последней оплаты. Фильтр по ученику на листе «Уроки» за секунду показывает, сколько занятий проведено в этом месяце.
Ограничения у таблицы свои. С телефона править её неудобно, ученику она не напоминает об уроке, а дать родителям ссылку на таблицу нельзя: в ней чужие фамилии и оплаты. Сравнение способов без привязки к репетиторам — на странице запись клиентов в таблицах или в сервисе.
Переходить стоит, когда появляется хотя бы один из трёх признаков: новые ученики регулярно спрашивают «когда у вас свободно?», уроки пропускают из-за забывчивости, или вы сами дважды за месяц поставили двоих на одно время.
| Задача | Тетрадь | Таблица | Онлайн-журнал |
|---|---|---|---|
| Записать урок во время звонка | секунды | нужен компьютер или терпение | ручная запись с телефона |
| Показать свободное время новому ученику | только пересказом | нельзя без раскрытия данных | страница записи по ссылке |
| Напомнить об уроке | вручную | вручную | за сутки и за 30 минут, если подключён бот |
| Посчитать уроки из пакета | столбиком | фильтр и формула | абонемент, списание по отметке |
| Посмотреть расписание в дороге | если тетрадь с собой | неудобно с телефона | журнал на телефоне |
В Queue переход занимает вечер. Заведите форматы уроков с длительностью, задайте рабочие часы и буфер, затем вручную внесите постоянных учеников на ближайшие недели — их слоты сразу закроются для записи. Ссылку на страницу отдавайте новым ученикам и родителям, которые хотят перенести урок. Журнал для одного преподавателя бесплатный.
Старые записи переносить не нужно: достаточно будущих уроков и контактов. Тетрадь или таблицу можно вести параллельно две–три недели, пока не убедитесь, что ничего не теряется. Порядок переезда описан в статье как перевести учеников из чата в журнал записи.
Правила переноса решают больше, чем выбор носителя. Их три, и родители должны услышать их на пробном уроке и получить текстом.
Примерная формулировка правил для родителей
«Урок можно перенести, если предупредить до 20:00 накануне. Перенос ставим в свободное время на этой или следующей неделе. Если предупреждения не было, урок считается проведённым. При болезни ученика переходим на онлайн-формат или переносим — напишите, как только станет понятно».
Болезнь — самый частый повод, и для неё полезно отдельное правило: предложить онлайн-урок вместо отмены. Развёрнутый образец — в статье правила отмены и переноса занятий репетитора, а собрать свой текст по пунктам можно в генераторе правил записи и отмены.
Пятнадцать минут в конце недели заменяют неприятные разговоры в конце месяца. Сверка состоит из четырёх действий и одинакова для тетради, таблицы и журнала.
В онлайн-журнале часть сверки делается сама: отметки «Пришёл» и «Не пришёл» ставятся в день урока, остаток пакета считается при отметке, а ученики, которые отменяли два раза и больше, попадают в сегмент «С отменами». В тетради то же самое делается столбиком на странице ученика. Как не запутаться в остатке занятий, разобрано в статье учёт абонементов репетитора.
Четыре сообщения закрывают большую часть переписки о расписании. Тексты условные — поправьте под свой тон.
Примерная формулировка: подтверждение постоянного времени
«Добрый день! Закрепляю за Мишей вторник и пятницу, 17:30, урок 60 минут. Первое занятие — 14 октября. Если школьное расписание изменится, напишите, подберём другое время».
Примерная формулировка: напоминание накануне
«Напоминаю: завтра урок в 17:30. С собой тетрадь с домашней работой и распечатанный вариант № 6».
Примерная формулировка: предложение переноса
«Вместо пропущенного урока могу предложить четверг 18:45 или субботу 12:30. Какое время удобнее? Если оба не подходят, проведём онлайн в воскресенье вечером».
Примерная формулировка: пакет заканчивается
«В пятницу у нас восьмой урок из оплаченных восьми. Со следующей недели начнём новый пакет — расписание остаётся прежним».
Если учеников больше десяти и расписание плотное, пригодится разбор расписания репетитора при десяти учениках.
Тетрадь и таблица бесплатны, и онлайн-журнал для одного преподавателя — тоже. Платный тариф понадобится, только если преподавателей несколько или нужен ИИ-администратор.
Пробный период платного тарифа — 10 дней, один раз; затем аккаунт остаётся на бесплатном «Журнале» со всеми уроками и учениками. Страница тарифов.
При трёх–пяти учениках хватит тетради: неделя видна на одном развороте, записи делаются за секунды. Таблица становится удобнее, когда нужно считать уроки в пакетах и оплату. Оба способа не напоминают ученикам об уроках и не показывают новым свободное время.
Ориентир — один-два слота в неделю при десяти–двенадцати учениках. Точное число зависит от того, как часто ваши ученики болеют и уезжают. Если за месяц резерв ни разу не понадобился, один слот можно отдать новому ученику.
Старую запись не стирайте: поставьте отметку переноса и новую дату, а на новой дате укажите, с какого числа урок переехал. В онлайн-журнале запись перетаскивается на новое время, и уведомление о переносе получает подключивший бота ученик.
Нет. Достаточно будущих уроков, контактов и остатка занятий в пакетах на день перехода. Прошлые записи остаются в тетради или таблице как архив.
Постоянные уроки преподаватель вносит ручной записью на нужные даты. Как это сделать быстрее и есть ли дополнительные возможности, посмотрите в кабинете. Занятые слоты для новых учеников закрываются сразу после внесения.
Это решает преподаватель и заранее сообщает родителям. Частая схема: при предупреждении до вечера накануне урок переносится в резервный слот, без предупреждения — считается проведённым. В журнале пропуск отмечается «Не пришёл».
Нет. На странице записи показаны форматы уроков и свободное время. Имён, телефонов и расписания других учеников там нет.
Форматы уроков, часы, буфер и постоянные ученики — вручную на ближайшие недели. Для одного преподавателя бесплатно, без карты.
Подключить бесплатно →