Мастер студии ушёл: что делать с его записями, графиком и клиентами

11 октября 2026 · 8 мин чтения

Когда мастер уходит из студии, владельцу нужно в тот же день закрыть для новых записей его график, выписать всех его записанных клиентов и решить по каждому: к кому перейти или как перенести. Если этого не сделать, клиенты продолжат записываться к тому, кого уже нет, и приходить в пустое кресло.

Ниже разобран порядок для владельца или администратора студии на первые сутки, неделю и месяц: как закрыть график, как посчитать, смогут ли остальные мастера принять записи ушедшего, что написать клиентам, что делать с абонементами и страницей записи. О юридических вопросах расчёта и клиентской базе здесь только общие слова: это вопрос к юристу и условиям договора.

Что сделать в первые сутки после ухода мастера?

В первые сутки нужно закрыть график мастера для новых записей, составить список его записанных клиентов и выбрать, кто с ними свяжется. Остальное можно делать неделю, а эти три шага откладывать нельзя: каждый час открытой записи даёт шанс лишней отмены.

• 1Закрыть график ушедшего мастера на все даты, где он больше не работает, или с даты последнего рабочего дня.
• 2Открыть журнал на ближайшие четыре-шесть недель и выписать все записи, которые стоят у этого мастера.
• 3Назначить человека, который пишет клиентам: чаще всего это администратор или сам владелец.
• 4Договориться с остальными мастерами, сколько записей каждый готов принять и в какие дни.

Если мастер ушёл внезапно, без последнего рабочего дня, ту же схему используйте с нулевого дня: закрытие, список, распределение. Не откладывайте на «когда разберёмся с условиями»: клиент не должен узнать об уходе, застав пустое место.

Как закрыть график ушедшего мастера в журнале Queue?

У каждого мастера в Queue свой личный график, поэтому закрыть нужно именно его, не трогая остальных. Если мастер ушёл насовсем, уберите ему рабочие часы в личном графике или поставьте выходные на даты, начиная с последнего рабочего дня (как именно это лучше сделать для вашего аккаунта, посмотрите в кабинете); остальные мастера продолжают работать по своим часам.

Особые дни можно задать для одного мастера, а не для всех: на нужной дате ставится выходной только ему. Но особые дни задаются для каждой даты отдельно, повторяющихся правил нет. Поэтому, если мастер ушёл насовсем, закрывать его по датам на месяцы вперёд неэффективно. Правильнее изменить его личный график, а решение о том, оставлять ли его в списке мастеров на странице, принять отдельно: как это сделать, посмотрите в кабинете или спросите в поддержке.

Личный график мастера доступен на платном тарифе «Личный администратор», где число мастеров не ограничено; на бесплатном «Журнале» один мастер. Если у студии в журнале несколько мастеров, это уже платный тариф. Как подключали мастера и какие у него были права, разобрано в статье как подключить нового мастера и что ему дать: проверьте, какой доступ остался у ушедшего.

Смогут ли остальные мастера принять записи ушедшего?

Это определяется арифметикой: число записей ушедшего за ближайшие недели против числа свободных окон у остальных мастеров, с учётом длительности услуг и буфера. Считать нужно до разговора с клиентами, чтобы не обещать лишнего.

Условный пример: у ушедшего мастера на ближайшие две недели 14 записей. У двух коллег в эти недели свободно 6 и 5 подходящих окон, то есть 11. Не хватает 3 окон. Решения: открыть дополнительные часы у коллег на 2–3 даты (особые часы, каждая дата отдельно), предложить трём клиентам даты через три недели, либо записать их в свой список желающих и написать, когда у коллег освободится время. Если окон 20 при 14 записях, переносите всех без расширения графика.

Учитывайте, что услуги у мастеров могут различаться по времени и цене: запись «на 1,5 часа» у коллеги может занимать два часа. Не переносите записи по принципу «лишь бы поставить»: проверьте, что услуга целиком помещается в окно вместе с буфером. Как распределять нагрузку между мастерами, подробно описано в статье график работы нескольких мастеров.

Что написать клиентам ушедшего мастера?

Сообщение должно быть коротким, спокойным и без причин ухода: клиенту нужны факты, а не объяснения. В нём три части: мастер больше не работает, что с вашей записью, что предлагает студия.

Клиенту с записью (примерная формулировка):

«[Имя], здравствуйте! Сообщаем, что [мастер] больше не работает в нашей студии. Ваша запись на [день, время] остаётся в силе: проведёт её [другой мастер]. Если вам удобнее другое время или другой мастер, напишите, подберём. Если хотите отменить, просто скажите.»

Клиенту, который пришёл именно к этому мастеру, если замена невозможна:

«[Имя], добрый день! К сожалению, [мастер] больше не принимает в нашей студии, и мы не можем предложить вам ту же запись. Чтобы вы не остались без визита, предлагаем [мастер 1] или [мастер 2]: показываем их работы по ссылке [ссылка]. Если хотите, запишем вас на ближайшее удобное время.»

Общее объявление, если уход заметен всем:

«С [дата] в нашей студии принимают [мастера]. [Мастер] больше с нами не работает. Записаться можно по прежней ссылке: [ссылка]. Если у вас была запись к [мастер], мы свяжемся лично.»

Не обсуждайте причины ухода и не комментируйте решение мастера: фразы вроде «ушёл по своим причинам» достаточно. Не пишите от имени ушедшего и не переписывайте его контакты без договорённости: клиентская база и права на контакты — вопрос договора и закона, и консультация юриста здесь уместнее советов из блога.

Что делать с абонементами и пакетами визитов ушедшего мастера?

Если у клиента есть пакет визитов, закреплённый за ушедшим мастером, нужно прямо сказать, на каких условиях остаток визитов можно использовать у другого. Тишина в таком случае оборачивается претензией и плохим отзывом.

Абонементы в Queue выдаются мастером вручную, а визит списывается при отметке «Пришёл». Остаток визитов можно посмотреть в кабинете. Для каждого клиента с остатком посмотрите, сколько визитов осталось, и решите: тот же остаток у другого мастера, продление срока или иное. Условия определяются вашими правилами и договорённостями с клиентом, а не журналом. Как оформляют пакеты, разобрано в материале про абонементы клиентов.

Сообщите условие в личном сообщении: «остаток из [число] визитов сохраняется, записать вас к [мастер] можно по ссылке». Если мастер ушёл без предупреждения и не отметил визиты, сверьте остаток с последней записью. Не пытайтесь «потом разобраться»: клиенты с пакетами платили вперёд, и это самый чувствительный пункт.

Что обновить на странице записи и в профилях студии?

На странице записи нужно убрать или скрыть ушедшего мастера, проверить описание студии и услуг, а в профилях и на картах обновить упоминания. Страница студии, где ещё висит человек, которого нет, создаёт те самые приезды в пустое кресло.

• •Страница записи: список мастеров, услуги, привязанные к ушедшему, и описание.
• •Фото работ: проверьте, не подписаны ли работы именем ушедшего мастера, и решите, оставлять ли их.
• •Отзывы: оставьте как есть, но не отвечайте так, будто мастер ещё в студии.
• •Карточки на Яндекс.Картах и 2ГИС, профили во ВКонтакте и Telegram-канал: упоминания мастера.
• •Закреплённое сообщение и автоответ: если там названо имя ушедшего.

Чтобы такие правки не терялись, заведите единый список мест, где упомянут каждый мастер студии, и проходите по нему при любом изменении состава. Помогает и общий порядок запуска страницы, описанный в статье как настроить расписание в журнале перед запуском.

Как не потерять клиентов, которые хотели именно этого мастера?

Часть клиентов уйдёт вместе с мастером, и это нужно принять как факт, а не пытаться удержать любой ценой. Задача студии в другом: сохранить клиентов, для которых важна студия, и дать остальным понятную передачу.

Практический порядок. Предложите клиенту посмотреть работы двух-трёх мастеров по ссылке, а не одного. Покажите, что у вас есть опыт в нужной услуге. Дайте возможность записаться на пробный визит в удобное время. Если клиент всё же уходит к бывшему мастеру, не давите и не комментируйте: хорошая память о прощании полезнее одной удержанной записи.

Полезно посмотреть на сегменты клиентов: «постоянные» и «давно не были» помогают определить, кому писать лично, а кому достаточно общего объявления. Постоянным клиентам ушедшего мастера напишите лично в первую очередь. Они же составляют основу его загрузки.

Как подготовить студию к уходу следующего мастера?

Полностью застраховаться нельзя, но можно сделать так, чтобы уход одного мастера не обнулял загрузку: договориться о сроке предупреждения, не привязывать клиентов к одному человеку и держать нужные сведения в журнале, а не в чужом телефоне.

• •Срок предупреждения об уходе: зафиксируйте его в договорённостях с мастерами, например четыре недели, чтобы хватило времени на перенос. Формулировку обсудите с юристом.
• •Страница студии: показывайте работы нескольких мастеров и пишите о студии, а не только об одном человеке.
• •Заметки к записям и теги: пожелания клиентов должны храниться в журнале студии, чтобы заменяющий мастер знал, как работать с человеком.
• •Раз в квартал просматривайте, на кого приходится основная нагрузка: если один мастер даёт большую часть записей, его уход станет самым болезненным.

Если уход ожидаем, предупредите клиентов вместе с ним: за три-четыре недели, с готовым текстом и вариантом замены. Это тот же порядок, что при отпуске: отпуск мастера: как предупредить клиентов, только без даты возвращения.

Чек-лист на неделю после ухода мастера

За неделю нужно пройти путь от закрытого графика до обновлённой страницы. Каждый пункт можно делегировать администратору.

• 1День 1: закрыть график мастера, выписать записи на шесть недель.
• 2День 1–2: посчитать свободные окна у коллег и решить, нужны ли дополнительные часы.
• 3День 2–3: написать клиентам с ближайшими записями, затем остальным; отметить в заметках, кому написали.
• 4День 3–4: разобраться с абонементами и сообщить условия владельцам остатков.
• 5День 4–5: обновить страницу записи и профили.
• 6День 7: проверить журнал: нет ли записей к ушедшему, на какие даты откатились клиенты, сколько согласилось на замену.

Если график студии в целом нужно перестроить после ухода, пригодится порядок из статьи мастер уходит в декрет: как сохранить клиентов и запись: структура переноса там похожая, хотя причина другая.

Частые вопросы