Как репетитору вести учёт абонементов и оплаченных занятий, чтобы не путаться в остатке

16 сентября 2026 · 9 мин чтения

Родитель оплатил пакет из 8 занятий в начале сентября. К середине октября он спрашивает в переписке: «Сколько у нас осталось?» Чтобы ответить правильно, репетитору нужно поднять историю уроков за полтора месяца, включая перенесённые и один отменённый по болезни. Учёт абонементов у репетитора ломается не из-за числа учеников, а из-за того, что остаток приходится восстанавливать по памяти.

Ниже по порядку: как описать правила пакета, как вести остаток в журнале Queue, что делать с двумя детьми из одной семьи и как перейти с блокнота, не пересчитывая всё заново. Для тренеров похожая тема разобрана отдельно, а здесь именно репетиторские случаи. Общий взгляд на формат: что такое абонемент и как его считать мастеру.

Остаток теряется, потому что уроков много, а проверка откладывается на потом

Пакет на 8 занятий покупают вперёд, потому что собираются заниматься регулярно: один-два раза в неделю почти два месяца. За это время у репетитора проходят десятки других уроков с другими учениками, и вопрос «сколько осталось у Кати» требует пересчитать историю заново, если ответ не записан отдельно.

У репетитора с пятью-семью учениками на пакетах счёт ещё можно удержать, если сверяться после каждого занятия. Проблема начинается, когда занятия идут потоком, а сверка откладывается на «потом», которое превращается в конец месяца. К этому моменту уже никто не помнит, какое из занятий было перенесено, а какое проведено.

Ошибка бьёт в обе стороны. Если списать лишнее занятие, это выглядит как попытка взять сверх оплаченного. Если провести урок бесплатно сверх пакета, это прямая потеря денег. Есть и третий вариант: выставить отдельный счёт за занятие, которое уже оплачено пакетом. Родитель воспринимает это хуже, чем простую ошибку в остатке.

Правила пакета нужно записать до оплаты и отправить родителю одним сообщением

В правилах должны быть пять пунктов. Сколько занятий в пакете и какова цена. Срок использования. Как переносятся занятия и за сколько предупреждать. Что происходит с занятием при болезни ученика. Что с остатком, если срок вышел или ученик перестал заниматься.

Примерная формулировка: «Пакет из 8 занятий действует 10 недель с первого урока. Перенос возможен при предупреждении не позднее чем за 24 часа. Если ученик заболел, занятие переносится. Если предупреждения не было, занятие считается проведённым. Остаток по окончании срока не переносится». Цифры подставьте свои: это образец структуры.

Не забудьте про цену за одно занятие внутри пакета. Родитель должен видеть, что пакет выгоднее разового урока, иначе он не поймёт, зачем платить вперёд. Допустим, разовый урок стоит 2 000 ₽, а в пакете из 8 занятий 1 800 ₽ за урок. Скидка в 200 ₽ за урок это 1 600 ₽ за пакет. Назовите эту разницу в сообщении: «В пакете каждое занятие обходится на 200 ₽ дешевле». Конкретная цифра лучше слов «выгодно».

Отдельно подумайте о случае, который чаще всего приводит к спору: затяжная болезнь или переезд. Решите заранее, продлеваете ли вы срок и как. Так вы не будете принимать решение в момент, когда родитель расстроен. Образцы правил отмены есть в генераторе правил записи и отмены.

В Queue пакет выдаёт репетитор, а занятие списывается при отметке «Пришёл»

Порядок в журнале: ученик заводится в базе клиентов, репетитор оформляет ему абонемент (пакет визитов) на нужное число занятий, а уроки записываются как обычно. После урока вы нажимаете «Пришёл», и визит списывается. В карточке ученика видны остаток, история визитов и заметки. Подробнее: как вести абонементы клиентов в Queue.

Границы нужно знать заранее. Абонемент выдаёт только мастер вручную, купить его на странице записи родитель не может. Приёма оплаты в журнале нет: деньги вы получаете как привыкли и затем фиксируете пакет. Отмена или перенос урока остаток не уменьшают, потому что отметки «Пришёл» нет.

Для онлайн-занятий всё то же самое: урок занимает время в расписании, а ссылку на видеосвязь вы отправляете сами, видеосвязи внутри Queue нет. Часовой пояс бизнеса задаётся в настройках, что важно, если часть учеников живёт в другом поясе. Об этом подробнее: репетитор с учениками в трёх часовых поясах.

Если в семье двое детей, заведите два пакета и пометьте семью заметкой

У репетитора по математике, который занимается с двумя детьми из одной семьи, рано или поздно случается путаница: у кого из двоих какой остаток. Особенно когда пакеты куплены в разное время и на разное число занятий. Родитель, который платил за оба пакета отдельно, замечает такую путаницу первым.

Решение: завести каждого ребёнка отдельной карточкой с собственным пакетом и пометить родителя в заметке. Пакет принадлежит конкретному ученику, а не семье, поэтому списывается только его занятие. В заметке пишите: «Мама Ольги и Максима, оплата одним переводом». Тогда при сверке видно, что платёж общий, а занятия разные.

То же самое при 15-20 активных пакетах разного объёма: на 4, на 8, на 12 занятий. Неизбежно накапливаются несколько учеников с похожим остатком «2-3 занятия», и цифры в голове начинают путаться. Карточка с остатком убирает необходимость помнить, кто есть кто.

Остаток уменьшает только проведённый урок, и в правилах нужно назвать остальные случаи

Проведённый урок с отметкой «Пришёл» списывается. Перенос по правилам не списывается: урок просто состоится позже. Отмена с предупреждением в срок не списывается. Болезнь ученика по вашим правилам обычно переносится. Урок, сорванный по вашей вине, не списывается и переносится.

Спорные случаи: поздняя отмена и молчаливая неявка. Если по вашим правилам такое занятие считается проведённым, это решение репетитора: поставьте «Пришёл» (если ничего не отметить, через сутки после урока запись сама станет «Пришёл», и занятие спишется) и оставьте в карточке заметку «сгорело, поздняя отмена, дата». Если урок не списываете, отметьте «Не пришёл» или отмените запись. Статус «Не пришёл» отдельно показывает повторяющиеся пропуски. Подробнее о политике отмены в статье родители отменяют занятие за час.

Особый случай: урок, который начался, но был прерван, например из-за плохой связи или внезапного ухода ученика через пятнадцать минут. Решите заранее, засчитывается ли такой урок. Разумный порядок: если прошло больше половины времени, урок считается проведённым, иначе переносится. Запишите это правило и применяйте одинаково ко всем.

Что делать, когда пакет закончился, а следующий урок уже назначен. Занятие остаётся в расписании, но списать его не с чего. Это повод предложить продление до урока, а не после: «Пакет закончится на сегодняшнем занятии. Продлеваем на следующие 8?»

С блокнота на журнал можно перейти без пересчёта: заводите пакеты по мере их окончания

Шаг 1. Выпишите из блокнота всех учеников с действующими пакетами и остаток по каждому. Шаг 2. Зарегистрируйтесь и заведите услуги: «Урок математики, 60 минут» и «Пробный урок, 30 минут». Шаг 3. Заведите учеников и оформите каждому пакет на оставшееся число занятий, а в заметке напишите «изначально 8, использовано 3».

Как это удобнее сделать в вашем кабинете, проверьте на одном ученике. Шаг 4. Внесите ближайшие уроки по расписанию. Шаг 5. Отправьте родителям ссылку для записи и переноса. Не нужно переносить всех в один день: можно заводить по одному, по мере того как заканчивается блокнотный учёт каждого пакета.

Примерная формулировка сообщения родителям при переходе: «С этого месяца я веду расписание и остаток занятий в журнале. После каждого урока буду писать, сколько занятий осталось в пакете. Время уроков можно смотреть и переносить по ссылке». Одного такого сообщения достаточно, чтобы родители не удивлялись новым уведомлениям и знали, к чему обращаться при вопросах.

Две недели ведите оба источника и сверяйте их раз в неделю. Расхождения за этот срок покажут, на каком шаге вы чаще всего забывали отметку. После этого блокнот остаётся архивом, а текущий остаток живёт только в журнале. Если нужен сравнительный взгляд на способы учёта, посмотрите как придумать и посчитать абонемент.

Условный пример: пакет на 8 занятий по 1 800 ₽ и календарь двух месяцев

Допустим, пакет из 8 занятий стоит 14 400 ₽, то есть 1 800 ₽ за урок. Родитель оплатил его 1 сентября, занятия по вторникам и пятницам. Проведены 4, 8, 11, 15 и 18 сентября (5 уроков), 22 сентября отменено по болезни, 25 сентября проведено, 29 сентября перенесено на 2 октября и проведено. Итого проведено 7, остаток 1.

Теперь представим учёт по памяти. Репетитор помнит о болезни, но не уверен, засчитал ли урок 25 сентября. Родитель считает, что осталось 2, репетитор считает, что 1. Разница в один урок это 1 800 ₽. Если выбрать «в пользу родителя», репетитор потеряет эту сумму, если ошибиться в другую сторону, получит недовольство и сомнение в честности.

В журнале цифра берётся из отметок «Пришёл»: семь отметок, пакет на 8, остаток 1. Дата каждого занятия видна в истории. Ответ родителю: «Было семь занятий: 4, 8, 11, 15, 18, 25 сентября и 2 октября. Осталось одно». Цифры условные, но схема показывает главное: спор о числе превращается в проверку дат.

Родителю лучше называть остаток сразу после занятия, а не по запросу

Короткое сообщение после урока: «Сегодня было пятое занятие, осталось три». Оно занимает десять секунд и убирает вопрос «сколько у нас осталось» в принципе. Расхождение, если оно есть, выявляется в тот же день, а не через полтора месяца.

Когда остаётся одно занятие: «Это предпоследний урок из пакета. Предлагаю продлить на следующий месяц, чтобы сохранить время во вторник и пятницу. Подойдёт?». Когда пакет исчерпан: «Последнее занятие из пакета проведено. Для продолжения нужен новый пакет, пришлю реквизиты». Тон спокойный, без напора.

Если родитель не согласен с цифрой: «Давайте сверим даты. По моим записям уроки были 4, 8, 11 и 15 сентября. Какой даты, по-вашему, не хватает?». Такой ответ не обвиняет, а проверяет. Если дата родителя подтверждается, скажите прямо: «Вы правы, исправляю».

Нестандартные ситуации: каникулы, ученик ушёл с остатком, занятие вдвоём, олимпиада

Каникулы. Если ученик уезжает на две недели, договоритесь о продлении срока и оставьте заметку с датами. Отдельной «заморозки» пакета в возможностях Queue нет, поэтому полагайтесь на заметку и правила. Подробности о летнем расписании: каникулы у репетитора.

Ученик ушёл с остатком. Вопрос возврата денег решается договорённостью с родителем и законом, а не журналом. Журнал лишь покажет, сколько занятий состоялось. Юридические детали уточняйте у специалиста. Занятие вдвоём. Если двое учатся вместе и платят общим пакетом, заведите пакет на одного и в заметке укажите второго либо оформите два пакета. Главное, чтобы в правилах было записано, как списывается занятие при отсутствии одного.

Интенсив перед экзаменом. Перед олимпиадой или экзаменом ученики просят больше занятий, и пакеты заканчиваются быстрее. Предложите продлить пакет заранее и напишите, когда у вас есть свободные окна: график перед экзаменом разобран в материале график репетитора перед ЕГЭ.

Типичные ошибки учёта и чек-лист для репетитора

Ошибки: вести остаток в двух местах; ставить отметки в конце недели; не записывать срок; менять правила для одной семьи, не фиксируя; забывать сообщать остаток; удалять неудобные записи вместо отмены; не предупреждать о конце пакета.

Чек-лист. Правила пакета отправлены родителю. Пакет оформлен на каждого ребёнка отдельно. Отметка «Пришёл» ставится сразу. Остаток называется после занятия. Поздние отмены фиксируются заметкой. За одно занятие до конца предложено продление. Чтобы собрать это в одном месте, зарегистрируйтесь и заведите первых учеников, а полный обзор возможностей смотрите на странице CRM для репетитора.

Частые вопросы