CRM для детского центра обслуживает не того, кто занимается, а того, кто записывает. Ребёнку четыре года, решение принимает мама, приводит бабушка, платит папа, а заболеть может вся группа сразу. Поэтому главный вопрос к программе звучит так: насколько просто взрослому записать ребёнка, перенести занятие и не забыть про него в четверг.
В центре обычно две части работы. Первая — группы по расписанию: раннее развитие, творчество, английский. Вторая — занятия один на один: логопед, психолог, подготовка к школе, а ещё пробные визиты и консультации для родителей. Queue ведёт вторую часть полностью. Записи в группу на место в нём нет, и дальше честно показано, где проходит эта граница.
Родитель выбирает занятие, специалиста и время; администратор видит запись в журнале центра.
Проще всего разделить услуги центра по одному признаку: приходит на это время один ребёнок или несколько. Всё, что проводится один на один, ложится в журнал записи без оговорок. Всё, что собирает группу, требует учёта мест, а его в Queue нет: одно время у одного специалиста занимает одна запись.
| Что происходит в центре | Где это вести | Комментарий |
|---|---|---|
| Занятие с логопедом, психологом, нейропсихологом | В Queue | Родитель сам выбирает специалиста и время |
| Индивидуальная подготовка к школе | В Queue | Курс занятий, удобно с абонементом |
| Пробный визит и знакомство с педагогом | В Queue | Отдельная услуга на 20–30 минут |
| Консультация для родителей | В Queue | Без ребёнка, очно или по телефону |
| Группа раннего развития на восемь детей | В списке группы | Лимита мест в журнале нет |
| Мастер-класс или праздник | В таблице или чате | Места считаются вручную |
Если центр зарабатывает в основном группами и хочет, чтобы родители сами бронировали место, ему нужен инструмент с лимитом мест, а Queue может вести только индивидуальную часть. Если заметная доля выручки приходится на специалистов, журнал записи закрывает самое хлопотное: согласование времени с каждой семьёй.
Родитель ищет не «коррекционно-развивающее занятие», а «логопед для ребёнка 5 лет» или «подготовка к школе индивидуально». Названия услуг на странице записи стоит писать этими же словами. Длительности ниже примерные; для детей младшего возраста специалисты обычно ставят более короткие занятия.
| Название на странице записи | Примерная длительность | Что указать в описании |
|---|---|---|
| Первичная встреча с логопедом | 40 мин | Проходит с родителем; что взять с собой |
| Занятие с логопедом | 30 мин | Возраст; ждёт ли родитель в холле |
| Консультация детского психолога для родителей | 50 мин | Первая встреча без ребёнка |
| Занятие с психологом | 40 мин | Возраст и формат: игровой, беседа |
| Подготовка к школе, индивидуально | 30 мин | Чтение, счёт, письмо; для детей 5–7 лет |
| Пробное занятие-знакомство | 20 мин | Ребёнок знакомится с педагогом и кабинетом |
Первая встреча и регулярное занятие должны быть разными услугами: на первой специалист разговаривает с родителем, и времени нужно больше. О результатах в описании лучше не писать вовсе: сроки и итог работы зависят от ребёнка, и обещать их специалист не может. Подробнее о первой встрече — в статье первичная консультация логопеда: как настроить запись; логопедам, которые работают отдельно от центра, адресована страница CRM для логопеда.
Почти каждая семья начинает с пробного визита. Ребёнку нужно увидеть комнату и педагога, родителю — понять, как здесь разговаривают с детьми. Пробное в группе и пробное у специалиста устроены по-разному, и на странице записи это два разных пути.
К специалисту родитель записывается сам на услугу «Пробное занятие-знакомство». В группу записаться «на место» нельзя, поэтому работает другая схема: родитель выбирает услугу «Знакомство с центром» у педагога группы, приходит с ребёнком на двадцать минут до начала группы, а дальше ребёнок остаётся на занятии как гость. В журнале это запись на знакомство, а в списке группы — пометка «гость».
Пробные пропускают чаще всего: ребёнок закапризничал, не выспался, передумал. Предоплаты в Queue нет, поэтому помогает только подтверждение накануне и напоминание. Вопрос о том, делать ли первое занятие платным, разобран в статье пробное занятие для ребёнка: платное или бесплатное, а порядок подтверждений — в материале неявки на пробные занятия в студии.
Запись в журнале оформляется на взрослого: у ребёнка нет телефона и мессенджера. Напоминание за сутки и за 30 минут приходит тому, кто записал и подключил бота в Telegram или MAX. Если записывала мама, а ведёт бабушка, напоминание получит мама. Это не ошибка, но об этом нужно сказать семье в первый же день.
Сведения о здоровье и развитии ребёнка в заметках стоит держать в минимальном объёме: то, что нужно педагогу на занятии, и со слов родителя. Требования к хранению таких данных лучше уточнить у юриста. Порядок работы с несколькими взрослыми подробно описан в статье запись ребёнка, когда его приводят разные взрослые, а содержание карточки — в материале карточка ребёнка: контакты родителей и заметки.
Пример условный и показывает способ счёта. Логопед принимает в центре с 9:00 до 13:00 и с 16:00 до 19:00; дневной перерыв совпадает с тихим часом у дошкольников. Утром 240 минут, вечером 180. Занятие длится 30 минут, после него 10 минут паузы: передать ребёнка родителю, сказать два слова о домашнем задании, обработать пособия.
Одно занятие с паузой занимает 40 минут. Утром помещается шесть занятий, вечером четыре с запасом в двадцать минут. Всего десять детей в день. Если поставить первичную встречу на 40 минут с той же паузой, она займёт 50 минут и заменит вечером одно обычное занятие, заняв половину запаса.
Отсюда видно, почему вечерние часы у детских специалистов заканчиваются первыми: после сада и школы свободно всего четыре места. Когда вечер занят, новым семьям можно предложить попасть в ваш список желающих: если кто-то отменит, место не пропадёт. Этот случай описан в статье логопед: нет вечерних окон, лист ожидания и новые родители.
Группа на шесть–десять детей в Queue не становится услугой с местами, но обязана попасть в расписание. Педагог, который ведёт группу с 10:00 до 10:45, в это время недоступен для индивидуальных занятий, и журнал должен об этом знать.
Для этого на часы группы у педагога ставится «Закрыть время», с запасом на то, чтобы принять и отдать детей. Списки групп остаются там, где администратор ведёт их сейчас: в таблице, в тетради посещений, в чате родителей группы. Расписание групп пишется текстом в описании страницы записи: возраст, дни, время, педагог.
Мини-группу из двух–трёх детей у специалиста некоторые центры ведут одной записью: в заметке перечислены дети и взрослые, а напоминание получает только тот родитель, на которого оформлена запись. Остальным нужно писать отдельно. Способ годится для маленьких постоянных составов и не годится для открытого набора. Подробности — в статье мини-группа в журнале записи: одна запись на всю группу.
Дети болеют часто и внезапно, и центр без ясных правил пропусков каждую неделю спорит с родителями об оплате. Правила лучше показать до первого платежа и повторить в памятке. Примерный набор для индивидуальных занятий:
При карантине в саду или школе пропускают сразу несколько семей. Их занятия переносятся в журнале по одному, перетаскиванием, а освободившееся время можно предложить тем, кто стоит в вашем списке желающих. Как действовать по шагам, рассказано в статье перенос занятий при карантине; правила отработок с формулировками — в материале пропуск занятия ребёнком из-за болезни.
Новогодние праздники и летние месяцы задаются особыми днями: на нужные даты ставятся выходные или сокращённые часы, а основной график не меняется.
Тексты ниже отправляются вручную в тех случаях, когда автоматического напоминания недостаточно. Все они короткие: родитель читает сообщение на ходу, между садом и работой.
Перед первым визитом (примерная формулировка)
«Здравствуйте! Ждём вас с Соней завтра в 17:20. Возьмите сменную обувь и воду. Первые десять минут специалист поговорит с вами, потом позанимается с Соней».
Подтверждение пробного (примерная формулировка)
«Завтра в 10:00 пробное занятие. Если планы изменились, напишите, пожалуйста, сегодня до вечера: на это время есть очередь».
После занятия (примерная формулировка)
«Сегодня работали над звуком „Р“ и пересказом. Дома: карточки из папки, пять минут в день. Следующее занятие в четверг в 17:20».
Опоздание за ребёнком (примерная формулировка)
«Занятие закончилось в 18:00, у специалиста следующий ребёнок. Пожалуйста, предупреждайте, если задерживаетесь: Соня подождёт в холле с администратором».
Возврат после каникул (примерная формулировка)
«Занятия возобновляются с 1 сентября. Ваше прежнее время, вторник и четверг в 17:20, держим до 25 августа. Подтвердите, пожалуйста, что оно вам подходит».
Десять готовых ответов на частые вопросы родителей собраны в статье шаблоны ответов родителям о записи на занятия.
Последний пункт исправляется быстрее всего: памятка пишется один раз и ставится в описание страницы записи. Что в неё включить, перечислено в статье памятка для родителей на странице записи.
Родители находят центр по рекомендации в районном чате, на картах и в поиске по запросам вроде «логопед рядом» или «подготовка к школе». Queue автоматически создаёт для страницы записи заголовок, описание и разметку для поисковых систем; страница может попасть в поиск, когда заполнены город, цены и описание.
Как семьи выбирают между несколькими центрами и что они ищут на странице в первую очередь, разобрано в статье как родители ищут детский кружок.
Центру с несколькими специалистами нужен платный тариф, одному специалисту достаточно бесплатного. Все условия — на странице тарифов.
Журнал — 0 ₽
Один специалист. Страница записи, журнал на день и неделю, карточки с заметками, абонементы, напоминания родителям и сбор отзывов.
Начать бесплатноЛичный администратор — 390 ₽/мес
Сколько угодно специалистов, у каждого свой график и своя строка на странице. ИИ-администратор отвечает родителям вечером и в выходные и записывает на свободное время; страница оформляется в цветах центра. 10 дней бесплатно, один раз, карта не нужна; потом кабинет переходит на «Журнал», данные остаются.
Попробовать 10 днейНет. В Queue нет лимита мест в группе и счётчика свободных мест: одно время у одного специалиста занимает одна запись. Группы ведутся списком, а их часы закрываются в графике педагога.
Для занятий один на один: логопед, психолог, подготовка к школе, пробные визиты, консультации родителей. Плюс база семей с заметками, абонементы на индивидуальные занятия и напоминания.
На взрослого, который записывает: у него телефон и мессенджер. Имя и возраст ребёнка, а также других взрослых, которые его приводят, вносят в заметку карточки.
Тому, кто оформил запись и подключил напоминания в Telegram или MAX. Если нужно, чтобы напоминание получала бабушка, запись оформляется с её телефона или ей пишут отдельно.
Абонемент выдаётся вручную после оплаты. Каждое занятие списывается при отметке «Пришёл». Купить абонемент через страницу записи родитель не может: оплату сервис не принимает.
Записать семью в свой список желающих (заметка в карточке клиента) и написать, когда время освободится: если кто-то отменит занятие, место можно отдать тем, кто ждёт. На тарифе «Личный администратор» заявки на занятое время принимает ИИ-администратор.
Да, на тарифе «Личный администратор» число специалистов не ограничено, у каждого личный график. На бесплатном тарифе специалист один.
Поставить на нужные даты выходной через особые дни: всем специалистам сразу или одному. Обычный недельный график после этих дат продолжит действовать.
Заведите услуги словами родителей, добавьте специалистов, закройте часы групп и отправьте ссылку в чат родителей.
Подключить бесплатно →