CRM для коуча нужна не для воронок и сделок, а для трёх простых вещей: клиент сам выбирает время сессии, коуч видит, сколько встреч из пакета уже прошло, и между сессиями не теряются договорённости. Всё остальное, что предлагают большие системы для отделов продаж, частной практике обычно мешает.
Ниже разобрано, как устроить запись в коучинге и консультировании: какие услуги завести, как вести пакеты из нескольких встреч, что делать с онлайн-форматом и разными городами клиентов, какие правила переноса объявить. Примеры показаны на журнале Queue; там, где в нём чего-то нет, об этом сказано прямо.
Клиент видит свободные окна и записывается сам; коуч получает уведомление и не ведёт переписку о времени.
Короткий ответ: расписание, пакеты и заметки. Частная практика — это десять–тридцать активных клиентов, с каждым из которых выстроен свой ритм встреч. Система должна поддерживать этот ритм, а не добавлять работы.
Этапы сделок, скоринг заявок и телефония из корпоративных систем здесь не нужны. Если клиентов приводят рекомендации и личный профиль, хватает журнала записи с клиентской базой. Разницу между этими классами программ разбирает материал журнал записи или CRM.
Под словом «коуч» работают специалисты с очень разным графиком. От направления зависит, какие услуги заводить и насколько плотно ставить встречи.
Сессии по 60 минут раз в одну-две недели, чаще всего вечером и в выходные. Важна пауза после встречи: 15–30 минут, чтобы записать наблюдения и переключиться. Основной поток клиентов идёт через ознакомительную встречу.
Запрос часто срочный: собеседование через неделю, оффер нужно обсудить завтра. Полезны короткие форматы — разбор резюме на 45 минут, репетиция интервью на час — и расписание, открытое не дальше чем на две-три недели вперёд.
Сессии длиннее, до полутора часов, обычно в рабочее время. Клиент часто переносит встречи из-за совещаний, поэтому правила переноса должны быть мягче, а окна — с запасом. Похожая специфика описана на странице CRM для бизнес-тренера и коуча.
Финансовый консультант, наставник для специалистов, эксперт по запуску проектов. Здесь больше разовых встреч, и клиенту важно заранее понять, что он получит за час. Пример оформления таких услуг есть в материале CRM для финансового консультанта.
Название услуги на странице записи должно отвечать на вопрос «что будет на встрече и сколько она длится». Ниже примерный набор; длительности условные, поставьте свои.
| Услуга на странице записи | Длительность | Для чего |
|---|---|---|
| Ознакомительная встреча (без оплаты или по сниженной цене) | 30 мин | Понять запрос и решить, подходите ли вы друг другу |
| Коуч-сессия | 60 мин | Основной формат работы |
| Расширенная сессия | 90 мин | Стратегические темы, работа с руководителем |
| Короткий созвон между сессиями | 20 мин | Сверка по заданию, один конкретный вопрос |
| Разовая консультация | 60 мин | Для тех, кто не готов к программе |
| Итоговая встреча программы | 60 мин | Подведение результатов и план дальше |
Не заводите «пакет из шести сессий» отдельной услугой с длительностью: по ней клиент запишется на один час и будет считать, что купил шесть встреч. Пакет оформляется абонементом, а записывается клиент каждый раз на обычную сессию. Как описать ознакомительную встречу, чтобы на неё приходили подготовленными, рассказывает статья ознакомительная сессия коуча в журнале записи.
В Queue пакет встреч называется абонементом. Коуч выдаёт его клиенту вручную — на оговорённое число встреч. Когда после сессии ставится отметка «Пришёл», одна встреча списывается.
Важно понимать границу: купить абонемент онлайн клиент не может. Приёма платежей в Queue нет, поэтому оплату программы вы получаете так, как привыкли, а в журнале только фиксируете, что пакет выдан. Это учёт встреч, а не касса.
Допустим, клиент оплатил шесть сессий по 60 минут с ритмом раз в две недели. Вы выдаёте абонемент на шесть посещений и сразу ставите первые две-три встречи в журнал: в один и тот же день недели и час. После третьей сессии списано три посещения, осталось три. После пятой пора обсудить продолжение — не в день последней встречи, а за одну до конца.
Подробно этот сценарий, включая сроки действия и паузы, разобран в статье как вести программу из 6 или 10 встреч пакетом сессий. Общие понятия объясняет материал что такое абонемент и как его считать.
Встроенных видеозвонков в Queue нет. Журнал отвечает за время встречи, а сама встреча проходит в том сервисе видеосвязи, которым вы пользуетесь. Задача — чтобы клиент в нужную минуту знал, куда нажать.
Отдельный вопрос — клиенты из других городов. В настройках расписания задаётся часовой пояс бизнеса; чтобы не было путаницы, допишите в описании страницы, по какому времени идёт запись, например «время московское». Опыт смежной профессии описан в статье клиенты из других часовых поясов в расписании.
Числа выдуманы для примера. Допустим, коуч ведёт клиентов три дня в неделю, с 11:00 до 19:00, с перерывом с 14:00 до 15:00. Сессия длится 60 минут, после каждой заложен буфер 30 минут на заметки.
Одна сессия занимает в расписании 90 минут. Утренний блок с 11:00 до 14:00 — это 180 минут, в него входят две сессии. Дневной блок с 15:00 до 19:00 — 240 минут: две сессии занимают 180, остаётся час. Третья полная сессия с буфером туда не помещается, зато помещается ознакомительная встреча: 30 минут плюс 15 минут буфера, всего 45.
Итог: четыре сессии и одна ознакомительная встреча в день, за три дня — 12 сессий и три знакомства. При ритме «раз в две недели» это около 24 клиентов в работе. Если хочется больше, честнее добавить четвёртый день, чем убирать буфер: без паузы заметки к вечеру сливаются. Настройка описана в инструкции как настроить буфер между записями.
Клиенту коуча проще принять правила, когда они связаны со смыслом работы, а не со штрафом. Примерный набор, который можно разместить в описании страницы:
Технически списание в Queue происходит только при отметке «Пришёл». Как отмечать сессию, которая по вашим правилам сгорела, решите заранее и делайте одинаково для всех, оставляя в записи заметку с причиной. Собрать текст правил помогает генератор правил записи и отмены.
Все тексты ниже — примерные формулировки. Замените детали и тон на свои.
После ознакомительной встречи (примерная формулировка)
«Спасибо за разговор. Если решите продолжить, первая сессия программы — по ссылке queuee.ru/ваш-адрес, услуга „Коуч-сессия“. Удобнее всего сразу выбрать день недели, который подойдёт на ближайшие два месяца».
Накануне онлайн-сессии (примерная формулировка)
«Завтра в 18:00 по московскому времени встречаемся по видеосвязи, ссылка та же, что в прошлый раз. Подумайте заранее, с каким результатом хотите выйти со встречи».
Когда в пакете осталась одна встреча (примерная формулировка)
«В нашей программе осталась одна сессия. Предлагаю на ней подвести итоги и решить, нужен ли следующий этап. Запишитесь на итоговую встречу, когда будет удобно».
Перенос по вашей инициативе (примерная формулировка)
«Вынужден перенести нашу встречу в четверг. Свободные окна на этой и следующей неделе видны по ссылке — выберите любое, сессия из пакета не списывается».
В карточке полезно держать рабочее: с каким запросом человек пришёл, какой формат и ритм выбрали, о чём договорились на последней встрече, какое задание он взял. Этого хватает, чтобы за две минуты перед сессией вспомнить контекст.
Короткая пометка в начале заметки сразу показывает, кто перед вами: «программа 6», «корпоративный», «разовая», «пауза». История визитов показывает, когда была последняя встреча, а сегмент «давно не были» — кому из завершивших программу можно предложить контрольную сессию.
Подробные личные сведения, которые клиент доверил на сессии, в журнал записи вносить не стоит: он создан для расписания, а не для хранения конфиденциальных записей. Вопросы обработки персональных данных зависят от вашей ситуации; за разъяснениями обращайтесь к юристу.
С психологом коуча роднит длительность сессий и регулярность, но программа у коуча обычно конечна: шесть, восемь, десять встреч с понятным финалом. Поэтому счётчик пакета здесь важнее, чем у психолога с бессрочной работой. Особенности терапевтической практики описаны на странице программа для записи к психологу.
С репетитором сходство в пакетах и постоянном слоте в неделе. Отличие в том, что у репетитора расписание привязано к учебному году и каникулам, а у коуча — к рабочему графику клиента, который меняется чаще. Отсюда более мягкие правила переноса и запас свободных окон.
Про выбор программы именно под задачи практики есть отдельный материал — программа записи для коуча. А о том, что написать про формат и цену, чтобы страницу находили в поиске, — в статье коуч в поиске: формат и цена на странице записи.
Коучу, который ведёт практику один, достаточно бесплатного тарифа. Все условия собраны на странице тарифов.
Журнал — 0 ₽
Один специалист: страница записи, журнал на день и неделю, карточки клиентов с заметками, абонементы, выдаваемые вручную, напоминания, отзывы, виджет для сайта.
Начать бесплатноЛичный администратор — 390 ₽/мес
Несколько специалистов в одном кабинете, ИИ-администратор, который отвечает на вопросы и записывает на странице записи, свой бренд страницы. 10 дней бесплатно один раз, карта не нужна; потом кабинет возвращается на «Журнал», данные сохраняются.
Попробовать 10 днейНет. Queue отвечает за запись и расписание, а встреча проходит в том сервисе видеосвязи, которым вы пользуетесь. Ссылку на встречу указывают в описании страницы или отправляют клиенту сообщением.
Нет. Приёма оплаты в Queue нет. Пакет оформляется абонементом, который коуч выдаёт клиенту вручную после оплаты, полученной привычным способом. Встречи списываются при отметке «Пришёл».
Заведите её отдельной услугой с длительностью 20–30 минут и той ценой, которую назначили. В названии или описании страницы напишите, что будет на встрече и чем она отличается от полной сессии.
Расписание ведётся в часовом поясе, заданном в настройках бизнеса. Чтобы не было ошибок, укажите в описании страницы, по какому времени идёт запись, и продублируйте время в сообщении накануне.
Действуйте по правилам, которые объявили заранее. В журнале сессия списывается с абонемента, когда запись становится «Пришёл»: вашей отметкой или сама через сутки, если запись не отменили и не отметили «Не пришёл». Поэтому решите заранее, считать ли сгоревшую встречу: если да, оставьте запись, если нет, отмените её. Применяйте правило одинаково ко всем.
Если вы работаете один — нет. Платный тариф за 390 ₽ в месяц нужен, когда в кабинете несколько специалистов или когда хочется, чтобы на вопросы клиентов на странице записи отвечал ИИ-администратор.
Запись в Queue индивидуальная: одно время у одного специалиста занимает одна запись, лимита мест в группе нет. Для индивидуальных сессий и ознакомительных встреч журнал подходит, а набор в группу придётся вести отдельно.
Заведите ознакомительную встречу и сессию, поставьте буфер и отправьте ссылку трём действующим клиентам — следующую встречу они выберут сами.
Начать бесплатно →