CRM для салона красоты: онлайн-запись и общий журнал для зала и кабинетов

CRM и онлайн-запись для салона красоты нужны там, где запись перестала помещаться в голову одного человека: три–семь мастеров, разные смены, услуги от двадцати минут до четырёх часов и администратор, который одновременно встречает гостей и отвечает на сообщения. Queue даёт салону одну страницу записи queuee.ru/ваш-салон и общий журнал, в котором видно всех мастеров.

Сразу о главном условии: бесплатный тариф рассчитан на одного мастера. Салону с несколькими мастерами нужен тариф «Личный администратор» за 390 ₽ в месяц; его можно один раз попробовать 10 дней без карты. Ниже — как устроить журнал, графики и работу администратора, и чего в сервисе нет.

Клиент выбирает услугу, мастера и время на странице салона — запись появляется в общем журнале, администратор видит её сразу.

Что салону красоты нужно от CRM в первую очередь

Салону нужны три вещи, которых не даёт тетрадь на стойке: одно расписание на всех мастеров, запись без участия администратора и история клиента, которая не уходит вместе с мастером. Всё остальное — отчёты, оформление, подсказки — имеет смысл только поверх этого.

Тетрадь и общий чат ломаются в одном и том же месте. Запись приходит тремя путями: по телефону, в сообщениях и лично на стойке. Администратор вносит её позже, мастер договаривается с клиентом сам и забывает сказать, и к пятнице на одно время записаны два окрашивания. Когда клиент записывается по ссылке, время занимается в момент записи, и предложить его второму человеку страница уже не может.

Отдельный вопрос — чья база. Если телефоны клиентов живут в личных телефонах мастеров, салон теряет их при каждом увольнении. В Queue клиент, записавшийся на странице салона, попадает в базу салона с историей визитов. О порядке ведения записи без привязки к сервису рассказывает материал как организовать запись клиентов в салоне.

Как собрать прайс салона по категориям: условный пример

Услуги салона стоит разложить по категориям, иначе клиент листает сорок строк и уходит писать в сообщения. На странице записи услуги группируются по категориям, у каждой указаны цена и длительность.

Две ошибки встречаются в салонах чаще остальных. Первая — одна услуга «Окрашивание» на все случаи: короткие волосы и осветление длинных занимают разное время, и мастер либо простаивает, либо не успевает. Разделите её на два-три варианта по длине и сложности. Вторая — «цена от»: клиент не понимает, сколько возьмёт с собой. Если точную цену назвать нельзя, заведите услугу «Консультация колориста» на двадцать минут и считайте стоимость на ней.

Услуги разных мастеров с разной ценой, например стрижка у стилиста и у топ-стилиста, проще завести отдельными строками: клиент сразу видит разницу и выбирает осознанно.

Общий журнал и личные графики мастеров

Журнал салона — это день или неделя, где записи всех мастеров стоят рядом, а у каждого мастера при этом свой график. Салон задаёт общие часы работы, мастер — личные дни и часы внутри них.

Сменная работа устроена через особые дни. Если мастер работает два через два или выходит по скользящему графику, на конкретные даты ему ставятся свои часы или выходной; правило можно задать для одного мастера или для всех сразу, например на праздничный день. Повторяющихся шаблонов вроде «чётная и нечётная неделя» нет: каждая дата вносится отдельно, поэтому удобно раз в месяц переносить в журнал утверждённый график смен целиком.

Обед, обучение, визит к врачу закрываются кнопкой «Закрыть время»: это не выходной, а занятые часы без клиента. Между записями ставится буфер — минуты на уборку рабочего места, которые страница не предлагает клиентам. Подробно о нём — на странице что такое буфер между записями.

Отдельной настройки помещений в описанных возможностях Queue нет: расписание ведётся по мастерам. Если косметологический кабинет один, а специалистов двое, разведите их личными графиками так, чтобы часы не пересекались, — тогда двойной записи в кабинет не случится.

Как распределяются записи между мастерами

Клиент на странице записи выбирает услугу, затем мастера и свободное время, поэтому распределение в основном делает он сам. Задача салона — чтобы у этого выбора были основания.

Заполните карточки мастеров: фото, специализация, работы. В галерею помещается до 12 фотографий; логично показать в ней разные направления салона, а не двенадцать окрашиваний одного колориста. Отзывы собираются после визита: клиенту приходит ссылка на форму, и опубликованные отзывы видны на странице.

Новичку без своей базы помогают три приёма. Первый — открыть ему больше вечерних и субботних часов, которые у опытных мастеров заняты. Второй — свой список желающих: когда у востребованного мастера всё занято, администратор записывает клиента в заметку в карточке и либо предлагает другого специалиста, либо пишет, когда окно освободится. Третий — записи по звонку: администратор ставит их вручную тому, у кого в этот день окна.

Условный расчёт загрузки. Допустим, в салоне три парикмахера по 9 рабочих часов, перерыв час, буфер 10 минут. На стрижку с буфером уходит 70 минут, значит, в 480 минутах одного мастера помещается шесть стрижек, на троих — восемнадцать. Если реально записано одиннадцать, свободна почти половина мест, и вопрос уже не в журнале, а в том, откуда приходят клиенты.

Что остаётся администратору, когда клиенты записываются сами

Администратор перестаёт быть диспетчером и занимается тем, что страница не сделает: звонками, гостями в зале и исключениями. Его рабочий экран — журнал дня.

• ✓Утром: открыть день, проверить записи без подтверждённого канала связи. Журнал подсвечивает клиентов, которым напоминание не уйдёт, и даёт готовый текст — его отправляют вручную.
• ✓В течение дня: вносить записи по звонку, отмечать «Пришёл» или «Не пришёл», переносить визиты перетаскиванием, если мастер задерживается.
• ✓При форс-мажоре: мастер заболел — откройте его день в журнале: каждую запись можно перенести на другую дату или, договорившись с клиентом, записать его заново к коллеге.
• ✓Вечером: распечатать завтрашний день для мастеров, которым так привычнее, и просмотреть список желающих.

Как именно разграничен доступ сотрудников к кабинету салона, посмотрите в настройках кабинета: здесь описаны только сами действия в журнале.

На платном тарифе на странице записи работает ИИ-администратор: он отвечает клиентам на вопросы об услугах и ценах и записывает их в любое время суток. Живого администратора он не заменяет — встретить гостя и уладить конфликт по-прежнему должен человек, — но снимает вечерние и ночные обращения. Подробнее о нём на странице ИИ-администратор для записи.

Сообщения, которые администратор отправляет чаще всего

Четыре шаблона закрывают большинство ситуаций. Формулировки примерные — подправьте под тон салона.

Мастер заболел: «Здравствуйте! Ваш мастер завтра не сможет принять. Можем записать вас к другому колористу на то же время или перенести на четверг к вашему мастеру. Как удобнее?»

Задержка в зале: «Предыдущая процедура затянулась, мастер освободится на 15 минут позже. Приносим извинения, кофе за нами».

Подтверждение длинной услуги: «Напоминаем: в субботу в 11:00 сложное окрашивание, это около четырёх часов. Если планы изменились, сообщите до пятницы».

После первого визита: «Спасибо, что были у нас. Если всё понравилось, оставьте отзыв по ссылке — мастеру будет приятно».

Автоматические напоминания за сутки и за 30 минут получают клиенты, которые после записи выбрали «Напомнить в Telegram» или «Напомнить в MAX». SMS Queue не отправляет. О других способах сократить пропуски — в статье как защититься от неявок в салоне красоты.

Правила переноса и отмены для салона

Правила салона должны учитывать, что услуги разной длины стоят салону по-разному. Отмена стрижки за два часа неприятна, отмена четырёхчасового окрашивания за два часа — потерянные полдня мастера.

Рабочая схема — два срока. Для услуг до полутора часов достаточно предупредить за несколько часов; для длинных — накануне. Примерная формулировка: «Запись на окрашивание и другие услуги дольше двух часов просим отменять не позднее чем за сутки». Текст ставится в описание страницы и в описание длинных услуг. Собрать его под свои условия помогает генератор правил записи и отмены.

Приёма платежей и предоплаты в Queue нет. Если салон берёт залог за длинные услуги, он принимает его своими средствами, а в журнале отмечает это заметкой к записи. Клиенты с двумя и больше отменами попадают в сегмент «С отменами» — им администратор звонит накануне сам.

Четыре ошибки при переводе салона на онлайн-запись

Переход ломается не на технике, а на привычках. Вот что стоит сделать иначе.

Ведут два журнала сразу

Тетрадь «на всякий случай» и онлайн-журнал расходятся в первый же день. Выберите дату, перенесите будущие записи вручную и уберите тетрадь со стойки.

Мастера записывают клиентов в личной переписке

Запись, которой нет в журнале, приводит к накладке. Договоритесь: мастер либо сразу передаёт её администратору, либо отправляет клиенту ссылку салона.

График мастеров не обновляют

Мастер поменялся сменой, а на странице всё ещё открыта его суббота. Назначьте ответственного за особые дни и вносите график сразу после утверждения.

Ссылку поставили только в одном месте

Клиенты приходят из карт, из сообщества ВКонтакте, из Telegram. В кабинете есть ссылки с метками для каждой площадки, а в разделе «Статистика» видно, какая из них приводит записи. Про карточки на картах — в материале часы работы в Яндекс.Картах и 2ГИС при плавающем графике.

Салон красоты, студия и мастер с арендой кресла: в чём разница для записи

Салон отличается от студии одного направления шириной прайса, а от мастеров на аренде — тем, что база и расписание общие. От этого зависит, как заводить журнал.

Ногтевой или бровной студии хватает одной категории услуг и близких по длине процедур; о таком формате — страница программа для ногтевой студии. В салоне полного цикла рядом стоят двадцатиминутная коррекция бровей и четырёхчасовое окрашивание, поэтому категории и буферы нужны обязательно.

Если мастера арендуют кресла и ведут клиентов сами, общий журнал салону может быть и не нужен: каждому мастеру проще завести свой бесплатный журнал со своей ссылкой. Как это устроено, описано в статье аренда кресла парикмахеру: как вести запись. Сравнить подходы к выбору системы помогает материал как выбрать CRM для салона красоты.

Чек-лист запуска записи в салоне

Запуск занимает один спокойный день, если идти по порядку.

• ✓Завести категории и услуги с ценой и длительностью; длинные услуги разделить по сложности.
• ✓Добавить мастеров с фото и личными графиками, внести смены на месяц особыми днями.
• ✓Поставить буфер и перерывы.
• ✓Выбрать, на сколько вперёд открыта запись: от недели до трёх месяцев или без ограничения.
• ✓Написать описание салона и правила отмены.
• ✓Перенести будущие записи из тетради вручную.
• ✓Подключить уведомления о новых записях в Telegram или MAX тому, кто ведёт кабинет салона.
• ✓Поставить ссылки с метками в карточки 2ГИС и Яндекс.Карт, в сообщество ВКонтакте и на сайт; для сайта есть виджет записи.

Страница салона создаётся с заголовком, описанием и структурированными данными для поисковиков автоматически и может попасть в поиск, когда заполнены город, цены и описание; обещать места в выдаче при этом нельзя. Более подробный список — в материале чек-лист запуска онлайн-записи для салона.

Сколько стоит CRM для салона красоты и чего в ней нет

У Queue два тарифа. Салону с несколькими мастерами подходит второй; полные условия — на странице тарифов.

Пробные 10 дней платного тарифа даются один раз, карта не нужна; без оплаты аккаунт возвращается на бесплатный журнал, данные остаются. Чего в Queue нет: приёма платежей и предоплаты, кассы, склада и учёта материалов, расчёта зарплат мастеров, нескольких филиалов в одном аккаунте, SMS. Журнал выгружается в CSV, и проценты мастеров можно посчитать в таблице. Если салону нужны касса и склад в одной системе, стоит смотреть платные сервисы с этими модулями.

Вопросы владельцев салонов о CRM и онлайн-записи